Werkstatt

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Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Fahrzeuge oder Mitarbeiter.

Das Werkstatt-Modul beantwortet zwei verschiedene Fragen, die im Alltag leicht durcheinandergehen:

Was ist kaputt?	Reparaturen und Defekte — unvorhergesehen, reaktiv
Was steht an?	Service-Intervalle und §57a — planbar, wiederkehrend

Beides hat in Frakto eine eigene Datenspur: den Fall für das Erste, das Service-Intervall für das Zweite. Sie laufen bewusst getrennt, denn eine Panne passt in kein Intervall, und die meisten Services brauchen keinen Fall — Fahrzeug in die Werkstatt, Rechnung kommt, fertig.

Ihr findet das Modul unter Flotte → Instandhaltung → Werkstatt. Im selben Menüpunkt liegt das Reifenlager — Reifen haben dort ihre eigene Verwaltung, weil sie einzeln, mit Position und Profil geführt werden.

Wenn beides doch dasselbe Ereignis meint, lassen sie sich verknüpfen: Dann fließen die Kosten aus dem Fall automatisch in die Service-Historie, statt zweimal getippt zu werden.

Die Übersicht

Unter dem Titel steht in einer Zeile, wie viele Fälle offen sind und was alle Fälle zusammen gekostet haben. Darunter die Werkstatt-Fälle als Hauptliste: Titel mit Typ, Fahrzeug mit Kalenderfarbe, Priorität, Status, Werkstatt, Startdatum und Gesamtkosten.

Das Suchfeld findet Fälle nach Fahrzeug, Titel oder Werkstatt. Die Schalter daneben — Alle, Offen, In Bearbeitung, Abgeschlossen — filtern nach Status und zeigen zugleich die Anzahl. Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Fall.

Unter der Liste stehen zwei Arbeitsvorräte nebeneinander: was Fahrer gemeldet haben, und was demnächst fällig wird.

Werkstatt-Fälle

Ein Fall bündelt alles zu einer Reparatur: Beschreibung, Zeitraum, Werkstatt, Kosten und Belege.

Feld	Bedeutung
Typ	Reparatur, Wartung, Defekt oder Sonstiges
Priorität	Niedrig, Normal, Hoch — nur zur Einordnung, steuert nichts
Status	Offen → In Bearbeitung → Abgeschlossen
Werkstatt / Dienstleister	freier Text, auch die eigene Halle
Startdatum / Enddatum	wann das Fahrzeug rein- und rauskam

Der Status steuert den Fahrzeugstatus mit

Setzt ihr einen Fall auf In Bearbeitung, schaltet Frakto das Fahrzeug automatisch auf "In Reparatur". In der Disposition lässt es sich dann nicht mehr für neue Touren wählen; auf der Plantafel ist es schraffiert, und schon geplante Touren erscheinen als Befund. Ein Fall, der nur Offen ist, sperrt das Fahrzeug noch nicht.

Beim Abschließen geht es zurück auf "Aktiv", aber nur, wenn kein weiterer offener Fall für dieses Fahrzeug existiert. Zwei parallele Reparaturen geben das Fahrzeug also erst frei, wenn beide erledigt sind.

Fall anlegen

Neuer Fall oben rechts öffnet ein schmales Panel. Pflicht sind Fahrzeug und Titel; Typ und Priorität lassen sich gleich mitgeben. Beschreibung, Werkstatt und Kosten ergänzt ihr danach im Fall selbst.

Hat das Fahrzeug Aufbauten, gibt es zusätzlich Betrifft Aufbau: Geht es um den Kran und nicht um den Lkw, wählt ihr ihn dort. Im Fall lässt sich die Auswahl unter Bearbeiten nachholen oder ändern.

Der Fall im Detail

Oben steht der Titel, darunter Fahrzeug, Typ, Priorität und der Status als farbige Markierung. Rechts liegen Bearbeiten und das Menü ⋯ mit dem jeweils nächsten Schritt:

Status des Falls	Aktion im Menü
Offen	In Bearbeitung setzen
In Bearbeitung	Abschließen
Abgeschlossen	Wieder öffnen

Dazu kommt immer Fahrzeug öffnen. Der Statuswechsel über das Menü wirkt genauso auf den Fahrzeugstatus wie oben beschrieben.

Drei Reiter:

Übersicht — Priorität, Gesamtkosten, Startdatum und wie lange der Fall schon offen ist (bzw. wie lange er gedauert hat) als Kennzahlen. Dazu die Beschreibung, der Block Werkstattfall mit Fahrzeug (das Kennzeichen führt direkt ins Fahrzeugprofil), Werkstatt und Anlagedatum sowie die verknüpften Defektmeldungen.

Kosten — die Kostenpositionen des Falls. Die Summe steht auch im Reiter-Titel und in der Fallliste.

Jede Position hat eine Kostenart (Material, Arbeitslohn, Sonstiges), eine Beschreibung und einen Betrag. Neue Positionen tragt ihr direkt in der hellen Zeile unter der Liste ein und klickt Hinzufügen; Stift und Papierkorb in der Zeile ändern bzw. entfernen eine Position.

Material aus dem Lager

Führt ihr ein Lager, nehmt ihr Ersatzteile und Betriebsmittel — Öl, Filter, Spanngurte — direkt aus dem Bestand. Im Block Material aus dem Lager unter der Liste wählt ihr Artikel, Lagerort (nur wenn es mehrere gibt) und Menge. Darunter steht schon beim Tippen, wie viel am Ort liegt, der Einstandspreis und was die Zeile kosten wird.

Abbuchen macht zwei Dinge auf einmal:

• Das Lager bucht einen Verbrauch am Lagerort. In den Bewegungen des Artikels steht er mit Link auf diesen Fall.
• Der Fall bekommt eine Kostenzeile Material mit dem Schild Lager: Menge × Einstandspreis nach eurer Bewertung.

Mehr, als am Ort liegt, lässt sich nicht abbuchen. Liegt der Artikel am gewählten Ort nicht, springt der Lagerort auf den Ort mit dem meisten Bestand.

Eine Lagerzeile lässt sich nicht ändern — die Lagerbuchung dahinter ist endgültig. Stattdessen gibt es Ins Lager zurückbuchen (Pfeil in der Zeile): Die Menge geht zum selben Preis an denselben Ort zurück, die Zeile verschwindet. War die Menge falsch, zurückbuchen und richtig neu abbuchen.

Abbuchen darf, wer im Werkstattfall Kosten anlegen darf; zurückbuchen, wer dort löschen darf. Ein Recht auf das Lager braucht es dafür nicht — der Mechaniker nimmt sich sein Material selbst. Material lässt sich auch in einem abgeschlossenen Fall noch nachtragen; im Lager zählt dann der Tag der Buchung, in den Fahrzeugkosten das Datum des Falls.

Kosten sind Dokumentation, keine Buchhaltung

Diese Beträge sind eine reine Aufzeichnung für die Fahrzeugkosten-Auswertung (auch Material aus dem Lager — das Lager selbst bucht nur Mengen und Werte). Sie gehen nicht in den Buchhaltungsexport und erzeugen keine Eingangsrechnung. Die Rechnung der Werkstatt bucht ihr wie gewohnt in der Buchhaltung — hier steht sie nur, damit man je Fahrzeug sieht, was es gekostet hat.

Dokumente — Werkstattrechnung, Kostenvoranschlag, Fotos. Diese Belege erscheinen auch im Fahrzeugprofil unter Dokumente.

Fall bearbeiten

Bearbeiten öffnet das Seitenpanel mit Titel, Typ, Status, Priorität, Beschreibung sowie Werkstatt, Start- und Abschlussdatum.

Schadensmeldungen der Fahrer

Meldet ein Fahrer in der Fahrer-App einen Schaden, landet die Meldung hier — mit Beschreibung, Fahrzeug, Melder, Zeitpunkt und etwaigen Fotos.

Gleichzeitig geht eine Mail an die Werkstatt-Adresse — sonst bliebe eine Freitagabend-Meldung bis Montag unbemerkt liegen.

Solange niemand reagiert, bleibt sie offen und steht im Kasten Offene Schadensmeldungen — die Zahl daneben zeigt, wie viele es sind. Mit Fall anlegen wird daraus ein Werkstattfall; die Meldung ist dann umgewandelt und verschwindet aus dem Arbeitsvorrat, bleibt aber am Fall hängen. Damit ist nachvollziehbar, wer das Problem zuerst bemerkt hat.

Service-Intervalle

Der zweite Teil des Moduls: was planbar ansteht.

Ein Intervall besteht aus einer Art (Wartung, Service, Reparatur, TÜV, SP, Prüfung, Reifenwechsel), einer Fälligkeit — nach Datum, nach Kilometerstand oder beidem — und einem Turnus. Maßgeblich für die Fälligkeit ist immer das, was zuerst eintritt.

Der Turnus

Der Turnus ist die Regel dahinter: „alle 12 Monate", „alle 30.000 km" oder beides. Er steht unter der Art in der Liste, damit man einer Zeile ansieht, ob die Kette nach dem Abschluss weiterläuft.

Seine Aufgabe ist, dass ihr den nächsten Termin nicht jedes Mal ausrechnen und eintippen müsst — und dass er nicht vergessen werden kann. Ein Intervall ohne Turnus ist einmalig: Nach dem Abschließen steht für dieses Fahrzeug nichts mehr an.

Wo kein Turnus gesetzt ist

Bei Neuinstallationen bekommen TÜV und SP automatisch 12 Monate, weil die Begutachtung gesetzlich jährlich fällig ist. Wartung, Service und Reparatur bleiben ohne Vorgabe — der Abstand ist herstellerabhängig und gehört einmal je Fahrzeug eingetragen.

Status	Wann
OK	noch außerhalb der Vorwarnzeit
Bald fällig	Vorwarnschwelle erreicht (gelbe Markierung, Termin gelb)
Fällig!	Termin oder Kilometerstand überschritten (rote Markierung, Termin rot)

Über der Liste zählen zwei Markierungen zusammen, wie viele Intervalle fällig und bald fällig sind. Die Schwellen stehen unter Einstellungen → System → Werkstatt, getrennt nach Tagen und Kilometern. Standard sind 30 Tage und 2.000 km.

Kilometer-Intervalle brauchen einen Kilometerstand

Der Restweg wird gegen den aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs gerechnet, und der kommt aus der Telemetrie — oder wird im Fahrzeug von Hand gepflegt. Ist kein Stand bekannt, steht in der Spalte "Kilometerstand unbekannt" — das Intervall kann dann nur über das Datum fällig werden.

Wer keine Telemetrie im Einsatz hat, sollte Intervalle deshalb mit Datum anlegen und den Kilometerwert nur als Zusatzinformation führen.

Intervall anlegen oder Service nachtragen

Neuer Service-Eintrag über der Intervall-Liste öffnet rechts ein Seitenpanel. Das Stift-Symbol in einer Zeile öffnet dasselbe Panel zum Bearbeiten. Es hat drei Blöcke: Fahrzeug und Termin, Turnus und Durchführung.

Pflicht sind nur Fahrzeug und Art. Was beim Speichern daraus wird, entscheidet ein einziges Feld im Block Durchführung: Durchgeführt am.

Ohne „Durchgeführt am": ein geplantes Intervall

Das ist der Normalfall beim Einrichten eines Fahrzeugs. Der Eintrag erscheint in der Liste der geplanten Intervalle, mit Status und Restlaufzeit.

Feld	Bedeutung
Nächster Termin (Datum / km)	wann dieses Intervall fällig ist
Turnus	in welchem Abstand es danach wiederkommt

Ihr müsst den ersten Termin nicht selbst ausrechnen: Bleibt Nächster Termin leer und ist ein Turnus gesetzt, legt Frakto ihn fest — beim Datum ab heute, bei den Kilometern ab dem aktuellen Kilometerstand des Fahrzeugs (oder dem unter km bei Service eingetragenen Stand).

Mit „Durchgeführt am": ein erledigter Service

Mit einem Durchführungsdatum ist der Eintrag kein Plan, sondern ein Service, der schon stattgefunden hat — etwa weil ihr die Werkstattrechnung erst jetzt erfasst oder beim Umstieg auf Frakto die letzten Services nachtragt.

Frakto behandelt ihn dann genau wie den grünen Haken:

1. Der Eintrag wandert mit Datum, Kilometerstand, Werkstatt und Kosten in die Historie und erscheint im Fahrzeugprofil unter Durchgeführte Services. In der Liste der geplanten Intervalle steht er deshalb nicht.
2. Daraus entsteht der Folgetermin als neues geplantes Intervall — mit demselben Turnus, die Kette läuft also weiter.

Die Felder bekommen dabei eine andere Bedeutung:

Feld	Bedeutung, wenn „Durchgeführt am" gesetzt ist
Nächster Termin (Datum / km)	der Folgetermin — schlägt den Turnus
Turnus	leer gelassene Folgetermine rechnet Frakto daraus, ab dem Durchführungsdatum bzw. dem Kilometerstand bei Service

Im Beispiel oben (durchgeführt am 08.09.2026 bei 128.400 km, Turnus 12 Monate und 30.000 km) entsteht so ein Folgetermin für den 08.09.2027 bzw. bei 158.400 km.

Nach dem Speichern sagt Frakto, was passiert ist:

Meldung	Bedeutung
„Service als erledigt gespeichert, Folgetermin angelegt"	Historie und neues Intervall sind da
„Service in die Historie übernommen"	kein Turnus und kein nächster Termin — es wurde nichts eingeplant

Bei der zweiten Meldung steht das Fahrzeug danach womöglich im Kasten „Ohne geplanten Termin". War das nicht gewollt, legt das nächste Intervall gleich mit einem neuen Eintrag an.

Erledigte Einträge nachträglich korrigieren

Öffnet ihr einen Service, der bereits erledigt ist, zum Bearbeiten, wird er nur korrigiert — etwa ein vertippter Betrag. Ein weiterer Folgetermin entsteht dabei nicht, sonst läge dasselbe Intervall bei jeder Korrektur ein weiteres Mal in der Liste.

Haken oder Panel?

Für ein Intervall, das schon in der Liste steht, ist der grüne Haken der bequemere Weg: Er schlägt den Folgetermin aus dem Turnus bereits im Panel vor, und ihr seht vor dem Speichern, was eingeplant wird. Das Panel „Neuer Service-Eintrag" mit Durchführungsdatum ist für Services gedacht, die noch gar nicht als Intervall erfasst waren.

Prüfungen von Aufbauten

Ein Kran, eine Ladebordwand oder ein Kühlaggregat braucht seine eigene wiederkehrende Prüfung — unabhängig vom §57a-Termin des Fahrzeugs. Dafür gibt es kein eigenes Formular: Die Prüfung ist ein ganz normaler Service-Eintrag, der dem Aufbau zugeordnet ist.

1. Den Aufbau am Fahrzeug anlegen (Fuhrpark → Technische Daten).
2. Hier Neuer Service-Eintrag, das Fahrzeug wählen — die Liste Betrifft Aufbau zeigt dann dessen Aufbauten.
3. Als Art „Prüfung" wählen, Termin und Turnus eintragen.

Wählt ihr einen Kran, schlägt Frakto als Turnus 12 Monate vor, weil die Kranprüfung jährlich fällig ist — aber nur, wenn das Feld noch leer ist.

Ab da läuft alles wie bei jedem anderen Intervall: Status und Restlaufzeit in der Liste, Erinnerungen per Mail, Werkstattfall aus dem Intervall, Abhaken mit Folgetermin. Im Fuhrpark steht der Termin als Nächste Prüfung beim Aufbau.

Als erledigt markieren

Der grüne Haken in der Zeile öffnet das Panel Service als erledigt markieren:

Oben tragt ihr ein, was tatsächlich passiert ist — Datum, Kilometerstand, Werkstatt, Kosten. Der Eintrag wandert damit in die Historie und erscheint im Fahrzeugprofil unter Durchgeführte Services.

Unten steht Nächstes Intervall mit dem Turnus und dem nächsten Termin. Ist ein Turnus hinterlegt, sind Datum und Kilometerstand hier bereits ausgefüllt — errechnet aus dem, was ihr oben eingetragen habt. Ändert ihr den Turnus, rechnet Frakto den Vorschlag neu. Der Hinweis unter den Feldern sagt, dass der Vorschlag aus dem Turnus stammt. Ihr könnt ihn überschreiben; wer diesmal früher oder später fällig ist, trägt es einfach ein.

Beim Speichern entsteht daraus sofort der neue geplante Eintrag, und der Turnus wandert mit — die Kette läuft also von selbst weiter.

Wenn beide Felder leer bleiben

Ohne Turnus und ohne eingetragenen Termin endet die Kette: Für dieses Fahrzeug steht danach nichts mehr an, und es erscheint keine Erinnerung.

Damit das nicht unbemerkt passiert, steht über der Liste der Kasten „Ohne geplanten Termin" mit allen Fahrzeugen, für die gerade nichts eingeplant ist. Wenn dort ein Kennzeichen auftaucht, das dort nicht hingehört, fehlt genau dieser Eintrag.

Werkstattfall aus einem Intervall

Manche Services wickelt man als Fall ab — weil Belege, Fotos und einzelne Kostenpositionen anfallen. Der Schraubenschlüssel in der Intervall-Zeile legt dafür den passenden Fall an: Fahrzeug, Art und Beschreibung sind vorbefüllt, und beide bleiben miteinander verknüpft.

Ab da gilt eine klare Arbeitsteilung:

Im Fall	Kosten je Position, Dokumente, Zeitraum, Dienstleister
Im Intervall	nur der Termin und der Turnus

Schließt ihr den Fall ab, schreibt Frakto von selbst zurück: Das Intervall wird als erledigt gebucht — mit dem Enddatum des Falls, dem aktuellen Kilometerstand und der Summe der Kostenpositionen — und der nächste Termin entsteht aus dem Turnus.

Ihr pflegt den Vorgang also genau einmal. Solange der Fall läuft, führt der Schraubenschlüssel in der Zeile direkt zu ihm.

Die Verknüpfung ist freiwillig

Ein Intervall ohne Fall bleibt völlig in Ordnung — abhaken genügt. Und ein Fall ohne Intervall (die klassische Reparatur) ändert an den geplanten Terminen nichts.

Erinnerungen per Mail

Damit niemand die Liste im Auge behalten muss, meldet sich Frakto von selbst — an eine feste Adresse, typischerweise ein Sammelpostfach wie werkstatt@…:

Zu finden unter Einstellungen → System → Werkstatt. Das Feld ist zugleich der Schalter: Bleibt es leer, wird nichts verschickt.

Verschickt wird bei zwei Anlässen:

Anlass	Wann	Inhalt
Schadensmeldung	sofort, sobald ein Fahrer sie abschickt	Fahrzeug, Melder, Zeitpunkt, Beschreibung
Service fällig	einmal täglich	Sammelmail mit allem, was neu ansteht
Reifen prüfen	einmal täglich	Sammelmail mit neuen Reifen-Warnungen: Profil, Alter, Saisonwechsel, Lenkachse

Wie oft kommt eine Mail?

Die tägliche Prüfung meldet nur Veränderungen, nicht jeden Tag denselben Stand. Je Intervall gibt es höchstens zwei Mails:

1. wenn es die Vorwarnzeit erreicht („bald fällig"),
2. wenn es den Termin oder Kilometerstand überschreitet („fällig").

Alles, was am selben Tag neu dazukommt, steht in einer Mail, getrennt nach fällig und bald fällig — bei zwanzig Fahrzeugen käme sonst ein Schwall.

Wird ein Termin nach hinten verschoben, sodass er wieder außerhalb der Vorwarnzeit liegt, vergisst Frakto die bisherigen Meldungen: Rückt er später erneut heran, meldet er sich wieder.

Was die Erinnerungen nicht ersetzen

Die Mails hängen an den geplanten Intervallen. Ein Fahrzeug ohne Intervall löst nie eine Erinnerung aus — deshalb der Kasten „Ohne geplanten Termin" im Modul. Und km-Intervalle brauchen einen Kilometerstand, sonst können sie nur über das Datum fällig werden.

Das Werkstatt-Dashboard

Wer nur die Rolle workshop hat — typischerweise die eigene Werkstatt oder ein Werkstattleiter —, bekommt nach dem Anmelden statt des allgemeinen Dashboards das Werkstatt-Dashboard. Es zeigt, was eine Werkstatt steuert:

Bereich	Inhalt
Werkstattkosten (Jahr)	Summe aus Fallkosten und Service-Intervallen, mit Vorjahr, aufgeteilt nach Lohn, Material, Service, Reifen und Sonstigem
Kostenverlauf	die Werkstattkosten der letzten sechs Monate
In der Werkstatt	welche Fahrzeuge gerade stehen und seit wann — das am längsten stehende oben
Ø Durchlaufzeit	wie lange abgeschlossene Fälle der letzten sechs Monate gedauert haben
Kosten je Fahrzeug	die fünf teuersten Fahrzeuge des Jahres, Reifenkosten eigens ausgewiesen
Aktive Werkstattfälle	die offenen Fälle (bis zu acht, mit Hinweis auf den Rest)
Offene Schadensmeldungen	Meldungen der Fahrer, die noch keinem Fall zugeordnet sind, mit Fall anlegen
Bevorstehende Service-Intervalle	was bald fällig oder überfällig ist, mit Status
Reifen	die aktuellen Reifen-Warnungen

Wer daneben eine weitere Rolle hat (etwa manager), sieht das allgemeine Dashboard; die Werkstatt selbst bleibt über das Menü erreichbar.

Wie Werkstatt und Fuhrpark zusammenhängen

Beide Listen dieses Moduls tauchen im Fahrzeugprofil wieder auf — dort aber nur für dieses eine Fahrzeug und nur lesend. Angelegt, geändert und abgeschlossen wird ausschließlich hier.

        Turnus
          │
          ▼
   geplantes Intervall ──(optional)──► Werkstattfall
          ▲                                 │
          │        Abschluss schreibt       │
          └──── Datum, km, Kosten zurück ───┘
          │
          ▼
   Service-Historie ──► Fahrzeugprofil, Reiter Service

Der Knopf In Werkstatt verwalten im Fahrzeugprofil ist die Abkürzung in diese Richtung.

Einrichtung

Was	Wo	Wirkung
Vorwarnzeit Tage	Einstellungen → System → Werkstatt	ab wann ein Termin "bald fällig" ist
Vorwarnzeit km	ebenda	dasselbe für den Kilometerstand
Empfänger-Adresse	ebenda	ob und wohin Erinnerungen gehen
GPS-Anbieter	GPS	ob Kilometerstände überhaupt gefüllt werden
Rolle "workshop"	Berechtigungen	wer Fälle sehen und bearbeiten darf