Fahrer-Logbuch

Datenschutz

Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten — nie echte Mitarbeiter.

Das Fahrer-Logbuch ist die Büro-Sicht auf das, was die Fahrer draußen aufzeichnen: Lenk-, Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten, Tag für Tag und Fahrer für Fahrer.

Erfasst werden diese Zeiten nicht hier, sondern in der Fahrer-App — entweder von Hand oder automatisch vom Tachographen. Das Logbuch ist die Stelle, an der ihr sie prüft, korrigiert und festschreibt.

Die Übersicht

Oben wird nach Kalenderwoche und Fahrer gefiltert — die übliche Arbeitsweise, weil Lenkzeiten wochenweise betrachtet werden. Die Pfeile links und rechts blättern eine Woche zurück oder vor. Ein Klick in das Wochenfeld öffnet einen Kalender, in dem ihr die ganze Woche auf einmal wählt; die Kalenderwoche steht links am Rand:

Das Fahrerfeld lässt sich durchsuchen — Namen eintippen genügt. Beides wirkt sofort, ein eigener Filtern-Knopf ist nicht nötig.

Der Umschalter Tage | Wochenreport rechts wechselt von der Liste der einzelnen Tage in den Wochenreport: eine Zeile je Fahrer mit Wochen- und Doppelwochenlenkzeit und wöchentlicher Ruhezeit. Oben rechts liegen außerdem Lenkprotokoll (siehe unten) und Neues Logbuch, um einen Tag von Hand anzulegen.

Spalte	Bedeutung
Fahrer	mit dem Kennzeichen des Fahrzeugs darunter
Fahren / Arbeit	Summen des Tages aus den Zeitblöcken
Verstöße	Anzahl der überschrittenen Grenzwerte (siehe unten)
Status	Entwurf → Abgeschlossen → Gesperrt

Die drei Status

Status	Was er bedeutet
Entwurf	Der Tag läuft noch. Der Fahrer kann Tätigkeiten starten und beenden. Bei Tachographen-Daten: Das Ende der letzten Tätigkeit steht noch aus (siehe Offenes Ende).
Abgeschlossen	Der Fahrer hat den Tag beendet. Das Büro kann noch korrigieren.
Gesperrt	Festgeschrieben. Keine Änderung mehr möglich.

Das Sperren ist mehr als ein Schreibschutz. In der Zeiterfassung stehen die Tage eines Fahrers zwar schon vorher — aber als vorläufig. Beim Sperren schreibt Frakto die Tagessummen fest, und in der Monatsübersicht des Mitarbeiters wird der Tag bestätigt. Sperrt also erst, wenn der Tag wirklich stimmt.

Einen Lohnexport gibt es noch nicht

Die übertragenen Zeiten lassen sich derzeit nur in Frakto ansehen. Eine Ausgabe für die Lohnverrechnung (BMD, DATEV) ist vorbereitet, aber nicht gebaut — die Übergabe an den Lohnverrechner läuft also weiterhin außerhalb des Systems.

Nicht zu verwechseln mit dem Buchhaltungsexport: Der betrifft Rechnungen, nicht Arbeitszeiten.

Der einzelne Tag

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Tag:

Oben steht der Fahrer, darunter Wochentag und Datum, Kennzeichen, Quelle und der Status. Rechts liegen Lenkprotokoll und das Menü ⋯ mit dem nächsten Schritt für diesen Tag:

Status des Tages	Aktion im Menü
Entwurf	Abschließen (nicht bei offenem Ende)
Abgeschlossen	Sperren

Dazu kommt immer Mitarbeiter öffnen.

Hat der Tag Verstöße, stehen sie direkt unter dem Kopf im Klartext — mit gemessenem Wert und Grenze. Darunter vier Kacheln mit den Tagessummen für Fahren, Arbeit, Pause und Ruhe, und der Block Bestätigung durch den Fahrer (siehe unten).

Offenes Ende

Tachograph-Anbieter lesen die Fahrerkarten meist während der Schicht aus. Der Tachograph zeichnet nur Wechsel auf, die Tätigkeit, die beim Abzug gerade lief, hat also noch kein Ende. Frakto erfindet keines: Der letzte Block steht als offen da, zählt weder als Lenkzeit noch als Verstoß, und ein Hinweis oben auf der Seite erklärt das.

Mit dem nächsten Kartenabzug kommt das echte Ende nach, und der Tag wird automatisch neu aufgebaut. Bis dahin bleibt er im Status Entwurf — und Abschließen ist gesperrt, weil ein Tag mit unbekanntem Ende nicht festgeschrieben werden soll.

Reiter Zeitblöcke

Der Tagesverlauf zeigt den Tag auf einen Blick als Balken von 0 bis 24 Uhr: Fahren blau, Arbeit hellblau, Pause grün, Ruhe violett, Bereitschaft orange, unbekannte Zeit grau. Lücken sind unbelegte Zeit.

Darunter dieselben Blöcke als Liste mit Tätigkeit, Beginn, Ende, Dauer und Quelle. Die Quelle ist die wichtigste Spalte für die Beurteilung:

Quelle	Herkunft
Manuell	vom Fahrer in der App getippt
Tachograph	aus der Fahrerkarte oder der Fahrzeugeinheit eingelesen
GPS	aus Bewegungsdaten abgeleitet
System	von Frakto ergänzt, etwa eine Lücke zwischen zwei Tätigkeiten als unbekannte Zeit

Zeitblock hinzufügen ergänzt fehlende Zeiten, das Stift-Symbol in einer Zeile korrigiert bestehende — beides in einem Seitenpanel und nur, solange der Tag nicht gesperrt ist.

Jede Korrektur wird protokolliert

Ändert ihr einen Zeitblock, hält Frakto alten und neuen Wert samt Bearbeiter fest — nachzulesen im Reiter Änderungsprotokoll. Das ist kein Misstrauen, sondern der Grund, warum korrigierte Aufzeichnungen bei einer Kontrolle überhaupt verwertbar sind: Man muss zeigen können, was geändert wurde und von wem.

Reiter Änderungsprotokoll

Jede nachträgliche Korrektur mit altem Wert, neuem Wert, Zeitpunkt, Bearbeiter und optionaler Begründung.

Verstöße

Frakto prüft die Aufzeichnungen gegen die EU-Lenkzeitverordnung (EG 561/2006). Gerechnet wird dabei je Schicht, nicht je Kalendertag: Eine Schicht beginnt mit dem Ende einer Ruhezeit von mindestens 9 Stunden und endet mit dem Beginn der nächsten. Eine Nachtfahrt von 20:00 bis 04:00 ist also eine Schicht, auch wenn sie in zwei Logbuchtagen steht. Ihre Verstöße stehen beim Tag, an dem die Schicht begann.

Regel	Grenze
Lenkzeit am Stück	4,5 Stunden, auch über Mitternacht hinweg
Lenkzeit der Schicht	9 Stunden, zweimal pro Woche 10 Stunden
Tägliche Ruhezeit	binnen 24 Stunden nach Schichtbeginn 11 Stunden am Stück — verkürzt 9 Stunden, oder geteilt erst 3, dann 9 Stunden
Verkürzte Ruhezeiten	höchstens drei zwischen zwei wöchentlichen Ruhezeiten

Die Zählung für „am Stück" wird zurückgesetzt durch:

• eine Pause von mindestens 45 Minuten, oder
• eine geteilte Pause: erst mindestens 15, dann mindestens 30 Minuten — in dieser Reihenfolge; 30 und danach 15 Minuten reichen nicht, und Stopps unter 15 Minuten zählen gar nicht, oder
• eine Ruhezeit.

Arbeit und Bereitschaft unterbrechen die Lenkzeit nicht — wer nach vier Stunden Fahrt eine halbe Stunde auf das Abladen wartet, hat damit keine Pause gemacht.

Ob eine Schicht über 9 Stunden eine der zwei erlaubten 10-Stunden-Schichten ist, hängt von den früheren Schichten derselben Woche ab. Erst die dritte ist ein Verstoß; über 10 Stunden immer.

Tägliche Ruhezeit: Ab dem Ende der letzten Ruhezeit hat der Fahrer 24 Stunden Zeit, eine neue zu nehmen. Wer 15 Stunden unterwegs ist, kann in den restlichen 9 Stunden gerade noch eine verkürzte Ruhezeit schaffen — wer 16 Stunden unterwegs ist, nicht mehr. Dann steht „Tägliche Ruhezeit fehlt" mit der längsten Ruhe, die im 24-Stunden-Fenster am Stück lag.

Bei manueller Aufzeichnung warnt die Fahrer-App zusätzlich schon beim Beginn einer Tätigkeit, wenn die Ruhezeit davor unter 11 Stunden lag. Bestätigt der Fahrer trotzdem, wird der Verstoß festgehalten.

Wie Frakto die Tachographen-Daten liest

• Zeit, in der die Fahrerkarte nicht steckte, gilt am Tagesrand als Ruhe — wie ein Tag ohne Karte. Mitten am Tag bleibt sie, wie aufgezeichnet, denn dort kann ein Nachtrag des Fahrers stehen.
• Aus einer Fahrzeugeinheit gehört eine Tätigkeit nur dem Fahrer, dessen Karte zu dieser Zeit im Schacht steckte. Fährt jemand ohne Karte, gehört die Fahrt niemandem.
• Widersprechen sich zwei Abzüge für dieselbe Minute, gilt die belastendere Tätigkeit: Lenken vor Arbeit vor Bereitschaft vor Ruhe. Im Zweifel steht also eher ein Verstoß zu viel da als eine versteckte Lenkzeit.
• Gerechnet wird in UTC wie am Tachographen. Zeitzonen und Grenzübertritte spielen für die Prüfung keine Rolle.

Was die Prüfung nicht abdeckt

Wochen- und Doppelwochenlenkzeit sowie die wöchentliche Ruhezeit und ihren Ausgleich zeigt der Wochenreport. Nicht berücksichtigt werden Fähre und Zug (Unterbrechung der Ruhezeit), Mehrfahrerbetrieb und die Ausnahme für zwei verkürzte Wochenruhen im grenzüberschreitenden Güterverkehr. Frakto warnt nur — es sperrt nichts.

Lenkprotokoll

Der Knopf Lenkprotokoll erzeugt ein PDF für einen Fahrer und einen Zeitraum. Es lässt sich sowohl aus der Übersicht als auch aus dem einzelnen Tag heraus erzeugen. Rechts öffnet sich ein Seitenpanel: In der Übersicht wählt ihr dort den Fahrer, aus einem Tag heraus ist er schon gesetzt und der Zeitraum steht auf diesem Tag. PDF erstellen zeigt das Dokument direkt im Panel an, Herunterladen speichert es als Datei.

Jeder Tag steht auf einer eigenen Seite und enthält, was die Lenkprotokoll-Verordnung (§ 5) verlangt:

• Kopf: Lenker, Datum, Kennzeichen, Fahrzeug, Fahrerkarte, Einsatzzeit von der ersten bis zur letzten Tätigkeit (die Ruhezeit davor und danach zählt nicht dazu) und der Kilometerstand bei Beginn und Ende. Den Kilometerstand liest Frakto aus der Fahrerkarte. Ohne Tachograph bleiben die Felder frei zum Eintragen.
• Summen: Lenkzeit gesamt, sonstige Arbeit, Bereitschaft, Pausen und Einsatzzeit.
• Tagesverlauf: ein Zeitstrahl von 0 bis 24 Uhr mit einer Spur je Tätigkeit.
• Pausen und sonstige Arbeitszeiten mit Beginn und Ende. Die einzelnen Lenkblöcke stehen bewusst nicht als Zeilen darin: Die Verordnung verlangt von der Lenkzeit nur die Gesamtdauer, gelenkt wurde zwischen den aufgeführten Zeiten. Ein Tacho-Tag mit ständigem Wechsel zwischen Fahren und Laden passt so auf eine Seite statt auf zwei.
• Verstöße des Tages, Bemerkungen (etwa ein noch offenes Ende oder eine aufgehobene Bestätigung) und Platz für eigene Notizen.

Jede Tagesseite hat ein eigenes Unterschriftsfeld und ist damit für sich vollständig. Hat der Fahrer den Tag in der App bestätigt, steht dort seine Unterschrift vom Display, dazu Name, Zeitpunkt, Benutzer und Prüfsumme (siehe Bestätigung durch den Fahrer). Sonst bleibt das Feld frei zum Unterschreiben auf dem Ausdruck.

Tage, an denen das Logbuch nur Ruhezeit enthält (etwa Wochenenden), bekommen keine eigene Seite. Die Aufzeichnungspflicht gilt je Arbeitstag, deshalb stehen diese Tage gesammelt am Ende des Dokuments unter „Tage ohne Tätigkeit".

Mit Tachograph

Bei Fahrern mit Fahrerkarte sind die heruntergeladenen Tachographendaten die rechtlich maßgebliche Aufzeichnung. Das Lenkprotokoll ist dann ein lesbarer Auszug daraus, zum Beispiel für die Ablage oder die Lohnverrechnung. Ohne Tachograph ist es das Lenkprotokoll selbst.

Bestätigung durch den Fahrer

Die Lenkprotokoll-Verordnung erlaubt, das Lenkprotokoll elektronisch zu führen und elektronisch zu unterschreiben (§ 5 Abs. 4). Zulässig sind die Unterschrift auf dem Ausdruck, am Display mit nachvollziehbarer Speicherung oder über Benutzerkennung und Kennwort. Frakto nutzt die beiden letzten zusammen. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist dafür nicht nötig.

So bestätigt der Fahrer

Ist ein Tag abgeschlossen, tippt der Fahrer in der Fahrer-App auf Bestätigen, prüft die Zeiten und unterschreibt mit dem Finger im Feld. Gespeichert werden:

• der angemeldete Benutzer und der Zeitpunkt,
• die Unterschrift als Bild,
• der bestätigte Stand aller Einträge des Tages samt Prüfsumme.

Einen Tag mit offenem Ende oder im Entwurf kann er nicht bestätigen.

Im Büro zeigt die Detailansicht eines Tages im Block Bestätigung durch den Fahrer, ob und wann der Fahrer bestätigt hat, dazu seine Unterschrift und die Prüfsumme.

Änderungen heben die Bestätigung auf

Ändert oder löscht das Büro danach einen Eintrag oder legt einen neuen an, passt der Stand nicht mehr zur Bestätigung. Frakto hebt die Bestätigung auf. Der Fahrer sieht in der App den Hinweis, dass er den Tag erneut prüfen und bestätigen muss. Im Lenkprotokoll steht in dem Fall unter Bemerkungen, wann die frühere Bestätigung aufgehoben wurde. Ein Speichern ohne inhaltliche Änderung hebt nichts auf.

Bestätigte Tage baut Frakto auch nicht mehr aus den Tachographendaten neu auf — die Bestätigung würde sonst plötzlich einen anderen Stand decken.

Die alten Bestätigungen bleiben mit dem Vermerk "aufgehoben" gespeichert. Das erfüllt die Vorgabe, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben müssen.

Vereinbarung mit dem Fahrer

Die Verordnung verlangt außerdem, dass der Fahrer nachweislich in der Handhabung unterwiesen wird (§ 5 Abs. 5). Dafür gibt es in der Mitarbeiter-Detailansicht im Menü ⋯ den Punkt Vereinbarung Lenkprotokoll. Er erzeugt eine einseitige Vereinbarung mit Name, Personalnummer, Fahrerkarte und Benutzerkennung des Fahrers:

1. elektronische Aufzeichnung und Bestätigung per Anmeldung und Unterschrift am Display,
2. Pflichten des Fahrers (Zugangsdaten geheim halten, nur selbst bestätigen),
3. Umgang mit Änderungen, Einsicht, Datenschutz,
4. Nachweis der Unterweisung mit Datum und Namen,
5. Unterschriften von Arbeitgeber und Fahrer und eine Unterschriftsprobe zum Abgleich.

Ausdrucken, unterschreiben lassen und im Reiter Dokumente des Mitarbeiters ablegen.

Keine Rechtsberatung

Die Vereinbarung ist ein Muster auf Grundlage der Lenkprotokoll-Verordnung. Ob der Kollektivvertrag oder eine Betriebsvereinbarung zusätzliche Regeln vorsieht, klärt ihr am besten mit der Lohnverrechnung oder eurer Interessenvertretung.

Woher die Daten kommen

Fahrer-App
   │
   ├── manuell getippt ─────────┐
   ├── Tachograph (DDD-Datei) ──┤
   └── GPS-Bewegungsdaten ──────┤
                                ▼
                        Fahrer-Logbuch
                          (prüfen, korrigieren)
                                │
                             sperren
                                ▼
                          Zeiterfassung
                     (Monatsübersicht je Mitarbeiter)

Welcher dieser Wege für einen Fahrer gilt, hängt davon ab, ob eine Tachographen-Karten-ID hinterlegt ist — das ist unter Lenkzeiten & Tachograph im Detail beschrieben.

Einrichtung

Was	Wo	Wirkung
Schalter „Fahrer"	Mitarbeiter	ob jemand im Logbuch und in der Disposition als Fahrer erscheint
Benutzerkonto und Rolle "driver"	Mitarbeiter	ob jemand die Fahrer-App überhaupt nutzen kann
Tachographen-Karten-ID	Mitarbeiter bearbeiten, Block Fahrer-Details	ob Zeiten automatisch kommen
Tachograph-Anbieter je Fahrzeug	Einstellungen → System → Tachograph	Voraussetzung für den automatischen Abruf