Zahlungen
Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.
Eine Zahlung in Frakto besteht immer aus zwei Teilen, und wer das einmal verstanden hat, versteht das ganze Modul:
- Der Geldeingang — jemand hat überwiesen. Betrag, Datum, Referenz.
- Die Zuordnung — welcher Rechnung dieses Geld gutgeschrieben wird.
Der Grund für die Trennung ist der Alltag: Ein Kunde überweist einen Sammelbetrag für drei Rechnungen. Oder einen krummen Betrag ohne Verwendungszweck, bei dem erst geklärt werden muss, wofür er gedacht war. Das Geld ist da (Teil 1), die Zuordnung folgt später (Teil 2).
Die drei Wege
| Weg | Wann | Was er macht |
|---|---|---|
| Knopf an der Rechnung | die Rechnung steht fest | Geldeingang + Zuordnung in einem Schritt — siehe Rechnungen |
| Menü Zahlungen | ein Betrag betrifft mehrere Rechnungen, oder die Zuordnung ist noch unklar | beide Schritte getrennt — darum geht es hier |
| Bankimport | regelmäßig viele Zahlungen | liest den Kontoauszug und schlägt Zuordnungen vor |
Alle drei erzeugen dieselben Daten. Es gibt keinen "besseren" Weg — nur einen, der zur jeweiligen Situation passt.
Die Übersicht
Finanzen → Zahlungen listet alle Geldeingänge:
Das Suchfeld über der Liste findet Zahlungen nach Kunde oder Referenz.
Die drei rechten Spalten sind das Wesentliche:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Betrag | wie viel eingegangen ist |
| zugewiesen | wie viel davon bereits auf Rechnungen verteilt wurde |
| verbleibend | der noch nicht verteilte Rest |
Ein Strich heißt: vollständig verteilt, hier ist nichts mehr zu tun. Ein oranger Betrag heißt: dieses Geld liegt noch unzugeordnet herum. Die Liste ist damit auch eine Arbeitsliste — alles Orange gehört bearbeitet. Rechts in der Zeile liegen die Aktionen: Zahlung zuweisen (nur solange ein Rest offen ist) und Löschen.
In der Liste taucht auch auf, was aus einer Gutschrift entstanden ist — erkennbar an der Gutschriftsnummer als Referenz. Frakto behandelt ein Guthaben wie einen Geldeingang, weil es sich genauso verhält: Es ist Wert, der auf Rechnungen verteilt werden kann. Mehr dazu unter Gutschriften.
Geldeingang erfassen
Neue Zahlung oben rechts öffnet ein schmales Seitenpanel mit einem bewusst kurzen Formular:
| Feld | Hinweis |
|---|---|
| Kunde | Pflicht — ohne ihn weiß Frakto nicht, gegen welche Rechnungen verrechnet werden darf |
| Betrag | der tatsächlich eingegangene Betrag |
| Zahlungsdatum | Tag des Geldeingangs |
| Zahlungsmethode | Überweisung, Bar oder PayPal |
| Referenz | Verwendungszweck oder Auszugsnummer — hilft später beim Nachvollziehen |
Hier steht bewusst keine Rechnung. Das ist der ganze Unterschied zum Knopf an der Rechnung: Ihr erfasst zuerst nur, dass Geld gekommen ist.
Zuordnen
Nach dem Speichern steht die Zahlung mit orangem Restbetrag in der Liste. Das Symbol Zahlung zuweisen rechts in der Zeile öffnet die Zuordnung als Seitenpanel:
Frakto zeigt alle offenen Rechnungen dieses Kunden mit ihrem jeweils offenen Betrag — und darunter seine offenen Mahngebühren, jeweils mit der Mahnnummer. Im Feld rechts tragt ihr ein, wie viel von der Zahlung auf diese Rechnung gehen soll — vorbelegt ist der volle offene Betrag, weil das der Normalfall ist.
Damit sind alle Alltagsfälle abgedeckt:
- Eine Rechnung, exakter Betrag — übernehmen, fertig.
- Sammelüberweisung — auf mehrere Zeilen verteilen, bis der verbleibende Betrag 0 ist.
- Teilzahlung — weniger eintragen als offen; die Rechnung bleibt mit dem Rest offen und wechselt auf "teilweise bezahlt".
- Rechnung plus Mahnspesen — den Rechnungsbetrag der Rechnung, den Rest der Mahnung zuordnen. Die Gebühr ist damit bezahlt, die Mahnung erledigt.
- Überzahlung — nicht alles zuordnen; der Rest bleibt als Guthaben stehen und wird automatisch mit der nächsten Rechnung dieses Kunden verrechnet.
Ist eine Rechnung vollständig gedeckt, springt sie auf bezahlt und verschwindet aus der Liste "Offene" und aus der OP-Liste.
Was im Hintergrund passiert
Jede Zahlung erzeugt einen Eintrag im Kunden-Ledger, dem Buchungsjournal je Kunde. Zusammen mit den Rechnungen und Gutschriften ergibt das den Saldo — was zwischen euch und diesem Kunden unterm Strich offen ist.
Die Zuordnung dagegen erzeugt keinen Ledger-Eintrag: Sie ändert nicht, wie viel der Kunde insgesamt schuldet, sondern nur, welche Rechnung damit beglichen ist.
Die Gegenprobe: OP-Liste
Diese Seite zeigt, welches Geld gekommen ist. Die OP-Liste zeigt, welches Geld noch fehlt — je Rechnung der offene Betrag. Beide zusammen ergeben das vollständige Bild, und die OP-Liste ist die Grundlage fürs Mahnwesen.
Einrichtung
Zahlungsziele und Skonto-Staffeln werden unter Einstellungen → System → Zahlungsbedingungen gepflegt. Sie bestimmen zweierlei: wann eine Rechnung fällig wird, und welcher Skontoabzug bei früher Zahlung als berechtigt gilt.
Je Kunde lässt sich im Kundenprofil davon abweichen; ohne eigene Zuordnung gilt die als Standard markierte Bedingung.