Mahnwesen
Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.
Bleibt eine Rechnung über die Fälligkeit hinaus offen, wird sie zum Fall fürs Mahnwesen. Frakto sammelt diese Rechnungen automatisch und schlägt vor, welche Mahnstufe als Nächstes dran wäre.
Wie viel davon automatisch läuft, entscheidet ihr. Frakto kann Mahnungen nur sammeln, sie zusätzlich automatisch erstellen — oder sie sogar automatisch versenden. Alle drei Ausbaustufen sind möglich, siehe Automatik weiter unten.
Die zwei Reiter
Die Übersicht ist in zwei Listen geteilt, und die Reihenfolge entspricht dem Arbeitsablauf: rechts finden, links verfolgen.
Überfällige Rechnungen — das Arbeitsvorrat
Hier stehen alle Rechnungen, deren Fälligkeit vorbei ist und die noch nicht (vollständig) bezahlt sind. Das Badge im Reiter zeigt die Anzahl, ihr seht also schon am Menü, ob etwas zu tun ist:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Tage überfällig | wie lange die Frist schon vorbei ist, rot hervorgehoben |
| Offener Betrag | was noch fehlt — nicht die Rechnungssumme |
| Aktuelle Mahnstufe | wie oft schon gemahnt wurde, oder "Keine Mahnstufe" |
| Nächste Aktion | welche Stufe als Nächstes fällig wäre |
Die Spalte Nächste Aktion nimmt euch die Überlegung ab: Frakto weiß, auf welcher Stufe die Rechnung steht, und schlägt die folgende vor.
Zum Mahnen markiert ihr die gewünschten Zeilen — unten erscheint eine Aktionsleiste mit der Anzahl und dem Knopf Neue Mahnung erstellen. Mehrere Rechnungen desselben Kunden landen dabei auf einer Mahnung, nicht auf mehreren.
Erstellte Mahnungen — die Verfolgung
Jede erzeugte Mahnung bekommt eine eigene Nummer (DU-2026-000001) und
erscheint hier mit Mahnstufe, offenem Betrag, Mahngebühr, neuer Zahlungsfrist
und Status. Die Symbole rechts in der Zeile sind PDF anzeigen und per
E-Mail senden — Letzteres nur, solange die Forderung noch offen ist und der
Mailversand eingerichtet ist.
Über der Liste filtern die Schalter Offen, Erledigt, Ausgebucht, Storniert und Alle. Voreingestellt ist Offen — dazu zählen auch Mahnungen, deren Rechnungen bezahlt sind, deren Gebühr aber noch offen ist. Die Zahl am Reiter zählt ebenfalls nur die offenen.
Nach dem Erstellen steht die Mahnung auf Erstellt — sie ist erzeugt, aber noch nicht beim Kunden. Erst der Mail-Knopf verschickt sie. Das gibt euch die Möglichkeit, das PDF vorher zu prüfen oder die Mahnung auszudrucken und per Post zu schicken.
Wer das nicht will, schaltet den automatischen Versand ein — dann übernimmt Frakto auch diesen Schritt (siehe Automatik).
Das Mahnschreiben
Das PDF listet alle betroffenen Rechnungen mit Datum, Fälligkeit und offenem Betrag auf, dazu die Mahngebühr und die neue Zahlungsfrist:
Der Text richtet sich nach der Mahnstufe und wird schrittweise deutlicher — von "Vielleicht ist diese Rechnung Ihrer Aufmerksamkeit entgangen" bei der Zahlungserinnerung bis zur Fristsetzung bei der letzten Mahnung.
Anders als die übrigen Belegtexte liegt er nicht unter "Vorlagen & Texte", sondern direkt an der Mahnstufe: Ihr bearbeitet ihn über den Stift-Knopf in der Stufenliste (siehe unten), je Stufe und je Sprache.
Mahnstufen einrichten
Wie viele Stufen es gibt und was sie kosten, legt ihr unter Einstellungen → System → Mahnwesen fest:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Stufe | die Reihenfolge — Stufe 1 kommt zuerst |
| Bezeichnung | erscheint als Überschrift auf dem Schreiben |
| Tage nach Fälligkeit | ab wann diese Stufe frühestens greift |
| Gebühr | Mahnspesen, die auf den offenen Betrag aufgeschlagen werden |
| Zahlungsfrist | wie viele Tage der Kunde ab dem Mahnschreiben bekommt |
| Aktiv | Stufen lassen sich abschalten, ohne sie zu löschen |
Über den Stift-Knopf je Zeile bearbeitet ihr zusätzlich den Text, der auf dem Mahnschreiben dieser Stufe steht.
Die ausgelieferte Konfiguration ist ein üblicher Aufbau: Zahlungserinnerung ohne Gebühr, danach zwei Mahnungen mit Spesen, zuletzt eine letzte Mahnung. Ihr könnt Stufen ergänzen, entfernen oder die Beträge anpassen.
Der Umschalter DE / EN rechts oben pflegt die Bezeichnungen je Sprache — maßgeblich ist die Sprache des Kunden.
Was die Mahngebühr bewirkt
Die Gebühr der jeweiligen Stufe wird auf dem Mahnschreiben aufgeschlagen — der Kunde wird also zur Zahlung von Rechnungsbetrag plus Spesen aufgefordert:
Steigt die Stufe, steigt die Gebühr — genau dafür sind die Stufen da.
Die Gebühr steht auf der Mahnung, nicht auf der Rechnung. Der offene Betrag der Rechnung bleibt bei den ursprünglichen 313,20 €. Die Gebühr ist eine eigene offene Forderung an den Kunden — sie steht im Kundenkonto, sobald die Mahnung erstellt ist.
Zahlt der Kunde inklusive Spesen, ordnet ihr den Überhang beim Zuordnen direkt der Mahnung zu; der Bankimport macht das von selbst. Zahlt er nur die Rechnung, ist die Rechnung trotzdem bezahlt — die Gebühr bleibt allein offen, bis sie bezahlt oder erlassen wird.
Automatik
Wie weit Frakto von allein geht, stellt ihr unter Einstellungen → System → Belege → Mahnwesen ein:
Daraus ergeben sich drei Ausbaustufen:
| Erstellen | Versenden | Was passiert |
|---|---|---|
| Nein | — | Frakto sammelt nur. Ihr markiert und mahnt von Hand. |
| Ja | Nein | Ein Cron-Job legt fällige Mahnungen täglich an. Sie stehen auf "Erstellt" und warten auf euren Versand. |
| Ja | Ja | Frakto erstellt und verschickt die Mahnung per E-Mail an die Rechnungsadresse — ohne Zutun. |
Die dritte Stufe braucht konfigurierten SMTP-Versand und beim Kunden eine hinterlegte Rechnungsadresse.
Bei aktivem Auto-Versand geht die Mahnung raus, sobald die Stufe rechnerisch fällig ist — auch an den Stammkunden, mit dem gerade eine Ratenzahlung vereinbart wurde, und auch, wenn die Zahlung seit gestern unterwegs ist.
Frakto beachtet dabei nur zwei Dinge: dass der offene Betrag noch offen ist und dass die Zahlungsfrist der letzten Mahnung abgelaufen ist. Alles andere — Absprachen, laufende Klärungen, Kulanz — kennt es nicht.
Die mittlere Stufe ist deshalb für die meisten Betriebe der sinnvolle Kompromiss: Frakto bereitet alles vor, der letzte Klick bleibt bei euch.
Wann welche Stufe greift
Damit die nächste Stufe fällig wird, müssen beide Bedingungen erfüllt sein:
- Die Rechnung ist mindestens so viele Tage nach Fälligkeit überfällig, wie bei der Stufe hinterlegt.
- Die Zahlungsfrist der vorherigen Mahnung ist abgelaufen.
Die zweite Bedingung ist der Grund, warum eine frisch gemahnte Rechnung im Reiter "Überfällige Rechnungen" als "Keine Mahnstufe erreicht" dasteht: Der Kunde hat ja noch Zeit. Erst wenn auch diese Frist verstreicht, schlägt Frakto die nächste Stufe vor.
Wenn der Kunde zahlt
Sobald die Rechnung beglichen ist, verschwindet sie aus den überfälligen Posten. Die erstellten Mahnungen bleiben als Beleg erhalten — sie dokumentieren, dass und wann gemahnt wurde. Das ist im Streitfall der Nachweis, den ihr braucht.
Sie bekommen dann ein zusätzliches Badge Erledigt — oder Gebühr offen, solange von der Mahngebühr noch etwas aussteht. Der Status daneben ("Erstellt" / "Versendet") beschreibt weiterhin nur das Schreiben — ob es erzeugt und ob es rausgegangen ist. Das ändert sich nachträglich nicht mehr, denn versendet wurde es ja tatsächlich. Ob die Sache erledigt ist, sagt das zweite Badge.
Erfasst wird die Zahlung wie jede andere, siehe Zahlungen.
Mahngebühr erlassen
Will oder kann man die Spesen nicht eintreiben — etwa weil der Kunde die Rechnung pünktlich nach der ersten Mahnung bezahlt hat und man kulant sein will —, gibt es bei Mahnungen mit offener Gebühr das Symbol Mahngebühr erlassen. Nach einer Rückfrage (Grund optional) wird der offene Betrag als Erlösminderung gebucht. Die Mahnung selbst bleibt gültig — gemahnt wurde ja trotzdem.
Das ist etwas anderes als eine stornierte Mahnung: Die Stornierung sagt, dass die Mahnung zu Unrecht war. War ihre Gebühr schon bezahlt, wird die Zahlung dabei von der Mahnung gelöst und steht dem Kunden als Guthaben zu.
Wenn der Kunde nicht zahlt
Läuft die Mahnkette ins Leere und liegt am Ende ein Bescheid vor — Insolvenz, fruchtlose Vollstreckung —, wird die Forderung ausgebucht.
Die Mahnungen bleiben dabei erhalten: Sie sind der Nachweis, dass gemahnt wurde, und genau darauf stützt sich die Ausbuchung. Sie werden nicht storniert, sondern als Ausgebucht gekennzeichnet — und lassen sich ab dann nicht mehr versenden. Eine Mahnung an jemanden, den ihr gerade abgeschrieben habt, soll nicht versehentlich rausgehen.
Offene Mahngebühren werden beim Ausbuchen mit aufgelöst, sofern ihr den Haken im Dialog stehen lasst.
Jede Stufe erzeugt ein eigenes Schreiben mit eigener Nummer. Die vorherige wird dadurch nicht ungültig — sie belegt, dass ihr zu diesem Zeitpunkt erinnert habt. Zusammen ergeben sie die Mahnkette, die ihr im Streitfall vorlegt. Für die Berechnung der nächsten Stufe zählt immer nur die höchste bereits erreichte.
Mahngebühren in der Buchhaltung
Mahnspesen sind kein Entgelt für eine Leistung, sondern Schadenersatz für den Verzug. Daraus folgt buchhalterisch zweierlei: Sie gehören auf ein eigenes Erlöskonto, und sie unterliegen in der Regel nicht der Umsatzsteuer.
Frakto bringt dafür die Erlöskategorie Mahngebühren (DUNNING_FEE) mit.
Weist ihr ihr unter
Buchhaltungsexport → Kontenzuordnung
ein Konto und ein Steuerkennzeichen zu, erscheinen die Gebühren im Export als
eigene Belegzeile mit ihrer Mahnungsnummer:
AR;DU-2026-000002;14.08.2026;Musterfirma GmbH;10,00;…;8200;U0;DUNNING_FEE
Konto und Steuerkennzeichen gibt eure Steuerberatung vor — das obige 8200 / U0 ist nur ein Beispiel.