Forderungsausfall
Alle Screenshots und Beispiele auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.
Manchmal endet die Mahnkette nicht mit einer Zahlung. Der Kunde ist insolvent, die Vollstreckung war fruchtlos, ein Vergleich scheitert — und irgendwann liegt ein Bescheid auf dem Tisch, der sagt: Dieses Geld kommt nicht mehr.
Dann wird die Forderung ausgebucht. Das ist etwas anderes als ein Storno und etwas anderes als eine Gutschrift, und der Unterschied ist der Grund, warum es diesen eigenen Vorgang gibt.
Warum nicht einfach stornieren?
Weil ein Storno die falsche Aussage trifft. Er bedeutet: Diese Rechnung hätte es nie geben dürfen. Beim Forderungsausfall stimmt das Gegenteil — die Leistung wurde erbracht, die Rechnung war berechtigt, oft wird sogar daraus geklagt.
| Storno / Gutschrift | Ausbuchung | |
|---|---|---|
| Aussage | die Rechnung war unberechtigt | die Rechnung war richtig, der Kunde zahlt nicht |
| Umsatz | wird zurückgedreht | bleibt — er wurde erwirtschaftet |
| Lieferscheine | werden wieder "zu berechnen" | bleiben fakturiert |
| Dokument an den Kunden | ja (Gutschrift) | nein — reine interne Buchung |
| Mahnhistorie | wird hinfällig | bleibt als Nachweis |
Besonders die letzten beiden Zeilen zählen: Eine Gutschrift über die eingeklagte Summe ist im Rechtsstreit das beste Beweisstück, das der Schuldner bekommen kann. Und die Mahnungen sind genau der Nachweis, auf den sich die Ausbuchung stützt — sie bleiben deshalb erhalten.
Was ausgebucht wird
Ausgebucht wird immer der offene Rest, nie die Rechnungssumme.
Hat der Kunde vorher eine Teilzahlung geleistet, ist die erledigt — sie war echtes Geld und bleibt Umsatz. Nur was danach noch offen steht, fällt aus:
Rechnung 1.650,00
bezahlt 1.500,00 ← echtes Geld, abgeschlossen
offen 150,00 ← nur das wird ausgebucht
Auch die Umsatzsteuer wird nur auf diese 150,00 berichtigt, nicht auf die volle Summe. Hat der Kunde gar nichts gezahlt, ist der offene Rest zufällig die ganze Rechnung — dieselbe Regel, anderer Wert.
Der Vorgang
Ihr findet ihn unter Finanzen → Forderungsausfälle. Der Knopf Forderung ausbuchen öffnet einen Dialog mit vier Angaben:
| Feld | |
|---|---|
| Rechnung | Auswahl aus allen offenen Rechnungen, mit offenem Betrag und erreichter Mahnstufe |
| Datum der Uneinbringlichkeit | wann der Ausfall feststand — das Datum des Bescheids, nicht der heutige Tag |
| Bescheid / Aktenzeichen | Pflichtfeld: worauf sich die Ausbuchung stützt |
| Anmerkung | frei, für alles Weitere |
Das Datum ist wichtiger, als es aussieht: Danach richtet sich, in welchem Zeitraum der Aufwand und die Steuerkorrektur in der Buchhaltung landen.
Der Knopf ist gesperrt, solange es keine offene Rechnung gibt — oder solange unter Einstellungen kein Aufwandskonto für Forderungsausfälle hinterlegt ist (siehe Einrichtung).
Frakto bucht nie von sich aus aus. Es gibt keine Schwelle, ab der eine Forderung automatisch als uneinbringlich gilt — auch nicht nach der letzten Mahnstufe. Den Vorgang löst immer ein Mensch aus, wenn der Bescheid vorliegt.
Mahngebühren
Sind zu der Rechnung noch Mahngebühren offen, zeigt der Dialog sie an und nimmt sie vorbelegt mit. Der Grund ist einfach: Wer die Hauptforderung nicht zahlt, zahlt die Mahnspesen erst recht nicht.
Ihr könnt den Haken entfernen — der Bescheid nennt ja einen bestimmten Betrag, und das ist eure Entscheidung. Nur solltet ihr wissen, was dann passiert: Eine Mahngebühr hängt an keiner Rechnung, sie steht allein im Kundenkonto. Bleibt sie stehen, schuldet euch der Kunde laut Frakto weiterhin diese Spesen — dauerhaft.
Nachholen könnt ihr es jederzeit: In der Liste steht dann ein Hinweis Mahngebühr offen an der Ausbuchung, mit einem Knopf zum nachträglichen Auflösen.
Umfasst eine Mahnung mehrere Rechnungen und ist eine davon noch offen, wird ihre Gebühr nicht angeboten. Sie gehört ja noch zu den Forderungen, die ihr weiter eintreibt.
Was danach anders ist
Die Rechnung bekommt den Status Ausgebucht (uncollectible). Konkret
heißt das:
- Sie verschwindet aus der OP-Liste und aus der Rechnungsliste "Offene" — da ist nichts mehr zu holen.
- Sie wird nicht mehr gemahnt. Ihre bestehenden Mahnungen bleiben erhalten, werden im Mahnwesen als Ausgebucht gekennzeichnet und lassen sich nicht mehr versenden.
- Ihr Umsatz bleibt in allen Umsatzauswertungen stehen. Der Monat, in dem fakturiert wurde, ändert sich rückwirkend nicht.
- Der ausgefallene Betrag erscheint als eigene Größe — als Kachel „Ausgebucht" in den Auswertungen und im Kundenprofil.
Ein Forderungsausfall zählt nirgends als Zahlung: nicht in der Zahlungsliste, nicht im Zahlungsverhalten des Kunden, nicht in der Liquidität. Sonst würde ausgerechnet der Kunde, der nie gezahlt hat, wie ein guter Zahler aussehen.
Wenn doch noch Geld kommt
Eine Insolvenzquote, eine erfolgreiche Pfändung, ein später Vergleich — das kommt vor, oft Monate nach dem Bescheid. In der Liste der Forderungsausfälle gibt es dafür zwei Knöpfe rechts in der Zeile — solange noch etwas ausgebucht ist:
| wann | was passiert | |
|---|---|---|
| Eingang verbuchen | es ist Geld gekommen | Die Ausbuchung wird in dieser Höhe zurückgenommen, die Umsatzsteuer anteilig berichtigt, der Betrag als ganz normale Zahlung gebucht. Die Rechnung bleibt geschlossen. |
| Ausbuchung zurücknehmen | die Ausbuchung war falsch | Kein Geld. Die Forderung steht danach wieder offen und läuft wieder in Mahnwesen und OP-Liste. Ein Grund ist Pflichtfeld. |
Die Spalte Noch ausgebucht zeigt, was nach allen Eingängen und Rücknahmen übrig ist. Ist nichts mehr übrig, steht dort vollständig zurückgenommen, und die Knöpfe verschwinden.
Beim Eingang schlägt Frakto den vollen Rest vor, ihr könnt aber jeden kleineren Betrag eintragen — eine Quote kommt oft in Teilen. Mehrere Eingänge nacheinander sind normal; die Liste zeigt sie als eigene Zeilen unter der Ausbuchung. Dazu kommen Datum des Eingangs, Zahlungsart und ein Beleg oder Aktenzeichen:
Ausbuchung zurücknehmen nimmt immer den ganzen noch ausgebuchten Betrag zurück. Pflicht sind das Datum der Korrektur und ein Grund:
Sie wird nicht nachträglich kleiner geschrieben. Stattdessen entsteht eine Gegenbuchung mit eigenem Datum. Das ist Absicht: Ein Monat, den ihr bereits an die Buchhaltung übergeben habt, darf sich nicht rückwirkend ändern. In der Liste seht ihr deshalb immer beides — was ausgebucht wurde und was davon zurückkam.
In der Buchhaltung
Was Frakto tut — und was nicht
Wird ein Entgelt uneinbringlich, ist die abgeführte Umsatzsteuer zu berichtigen (in Österreich § 16 UStG, in Deutschland § 17 UStG), und zwar in dem Zeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit feststeht.
Frakto ermittelt diese Korrekturbeträge, schreibt sie fest und liefert sie vorkontiert in den Buchhaltungsexport. Frakto meldet keine Umsatzsteuervoranmeldung und führt kein Hauptbuch — die Meldung macht eure Steuerberatung. Diese Grenze solltet ihr im Gespräch mit der Kanzlei ausdrücklich benennen.
Aufteilung auf die Steuersätze
Enthält eine Rechnung Positionen mit verschiedenen Steuersätzen, teilt Frakto den ausgebuchten Betrag anteilig auf alle Sätze auf. Der Kunde hat ja nicht „die 20%-Positionen" bezahlt, sondern einen Betrag auf die Rechnung — jede andere Zuordnung wäre willkürlich.
Rechnung 1.000,00 netto zu 20 % + 200,00 USt = 1.200,00
500,00 netto zu 10 % + 50,00 USt = 550,00
1.750,00
bezahlt 750,00
offen 1.000,00 (57,14 %)
Ausbuchung: 571,43 netto 20 % + 114,29 USt = 685,72
285,71 netto 10 % + 28,57 USt = 314,28
1.000,00
Diese Aufteilung wird beim Ausbuchen festgeschrieben. Ändert sich später ein Steuersatz im Stamm, bleibt die Buchung so, wie sie war.
Mahngebühren sind davon ausgenommen: Sie sind Schadenersatz und enthalten keine Umsatzsteuer (siehe Mahnwesen).
Im Export
Ausbuchungen erscheinen im Buchhaltungsexport als eigene Zeilen — mit eigener Buchungsart und dem Aufwandskonto als Gegenkonto:
AR;IO-2026-000009;16.08.2026;Musterfirma GmbH;360,00;…;4000;U20;TRANSPORT
AB;IO-2026-000009;01.09.2026;Musterfirma GmbH · Insolvenz 12 S 34/26x;-260,01;…;7810;U20;
Der Umsatz bleibt im August gebucht, die Forderung wird im September gegen das Aufwandskonto ausgebucht. Der Bescheid steht im Buchungstext.
Eine Ausbuchung erscheint im Export des Zeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit feststand — nicht in dem der Rechnung. Ihre Belegnummer verweist deshalb regelmäßig auf eine Rechnung außerhalb des Zeitraums. Das ist Absicht: So findet die Kanzlei die ursprüngliche Buchung wieder. Vor dem Download zeigt euch der Export-Dialog, welche Ausbuchungen enthalten sein werden.
Der Detailgrad
Unter Einstellungen → System → Buchhaltung → Forderungsausfall stellt ihr ein, wie ausführlich die Ausbuchung im Export steht:
| Einstellung | |
|---|---|
| Netto und USt je Steuersatz | je Steuersatz eine vorkontierte Zeile |
| Eine Bruttozeile | eine Zeile über den Bruttobetrag, die Kanzlei teilt selbst auf |
Die Aufteilung wird in beiden Fällen vollständig gerechnet und festgeschrieben — die Einstellung steuert nur, wie viel davon in der CSV landet. Beide Varianten summieren auf denselben Betrag.
Einrichtung
Bevor zum ersten Mal ausgebucht werden kann, müssen zwei Werte gesetzt sein (Einstellungen → System → Buchhaltung):
| Einstellung | |
|---|---|
| Aufwandskonto | „Abschreibung auf Forderungen" in eurem Kontenrahmen |
| Steuercode der Aufwandszeile | in der Regel ohne Umsatzsteuer — die USt-Korrektur trägt die Codes der Rechnung |
| Buchungsart im Export | nur BMD: der Belegkreis der Ausbuchung, bewusst nicht „GU" |
Ohne Aufwandskonto verweigert Frakto die Ausbuchung, statt stillschweigend kontenlos zu buchen. Die Seite weist oben darauf hin.
Frakto liefert 7810 als Aufwandskonto und AB als Buchungsart mit. Das sind
Beispielwerte, keine Empfehlung — sie gehören vor dem ersten Echtbetrieb
von eurer Steuerberatung bestätigt. Das Konto wird beim Ausbuchen in die
Buchung festgeschrieben; eine spätere Änderung wirkt nur auf neue
Ausbuchungen.
Berechtigungen
Der Forderungsausfall hat eine eigene Berechtigung und hängt bewusst nicht an „Rechnungen bearbeiten" — sonst dürfte jeder, der eine Rechnung ändern kann, auch Forderungen abschreiben.
| Recht | erlaubt |
|---|---|
| Ansehen | die Liste der Forderungsausfälle |
| Anlegen | ausbuchen, und Mahngebühren nachträglich auflösen |
| Bearbeiten | einen Eingang verbuchen (Quote) |
| Löschen | eine Ausbuchung zurücknehmen |
Nach der Einrichtung ist keiner Rolle eines dieser Rechte zugeteilt — nur Administratoren kommen heran. Wer darf, entscheidet ihr unter Einstellungen → Berechtigungen.
Was Frakto nicht abbildet
Fachlich gibt es eine Stufe vor dem endgültigen Ausfall: die Einzelwertberichtigung. Eine Forderung gilt als zweifelhaft (letzte Mahnstufe erreicht, Klage läuft), wird wertberichtigt — aber weiter eingefordert, und die Umsatzsteuer bleibt unangetastet.
Diese Stufe bildet Frakto nicht ab. Sie ist ein Thema des Jahresabschlusses und gehört zur Steuerberatung, nicht ins Tagesgeschäft. Frakto kennt nur den endgültigen Ausfall: Bescheid liegt vor, Forderung wird ausgebucht, Umsatzsteuer wird korrigiert.