Buchhaltungsexport

Datenschutz

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Der Buchhaltungsexport übergibt eure Rechnungen an die Buchhaltung — als CSV-Datei im Format des jeweiligen Buchhaltungssystems. Damit endet der Weg eines Belegs in Frakto: erstellt, versendet, bezahlt, exportiert.

Exportieren

Zeitraum wählen (Datum von / Datum bis), auf CSV herunterladen klicken — fertig. Exportiert werden die Rechnungen, deren Rechnungsdatum in den Zeitraum fällt.

Das Format steht daneben und ist nicht pro Export wählbar, sondern eine Systemeinstellung: Frakto unterstützt BMD und DATEV. Umgestellt wird es über den Link Einstellungen neben der Format-Anzeige — sinnvollerweise einmal zu Beginn, gemeinsam mit der Steuerberatung.

Kontenzuordnung

Damit die Buchhaltung weiß, auf welches Erlöskonto eine Position gehört, braucht jede Erlösart ein zugeordnetes Konto. Fehlt eine Zuordnung, warnt Frakto deutlich:

⚠ Achtung: 5 Erlösart(en) ohne Kontenzuordnung. Der Export kann unvollständig sein.

Der Link Jetzt zuordnen führt direkt zur Kontenzuordnung, ebenso der Knopf Kontenzuordnung rechts oben. Die Warnung blockiert den Export nicht — sie soll verhindern, dass ihr eine lückenhafte Datei weitergebt, ohne es zu merken.

Je Erlösart tragt ihr zwei Werte ein:

Feld	Bedeutung
Buchungskonto	das Erlöskonto in eurem Kontenrahmen, z. B. 4000
Steuerkennzeichen	der Steuercode des Buchhaltungssystems, z. B. U20 für 20 % Umsatzsteuer

Beide Werte gibt euch die Steuerberatung vor — sie hängen vom Kontenrahmen und vom Buchhaltungssystem ab, nicht von Frakto. Die Code-Spalte links ist das technische Kürzel der Erlösart und dient nur der Wiedererkennung; sie wechselt nach dem Speichern von Orange auf Grün, ihr seht also auf einen Blick, was noch offen ist.

Woher die Erlösarten kommen

Die Liste hier ist nicht frei — sie spiegelt die Erlöskategorien, die unter Einstellungen → System → Erlöskategorien definiert sind:

Dort legt ihr an, welche Arten von Erlös ihr überhaupt unterscheiden wollt — im Transportgewerbe typischerweise Transport, Maut, Standzeit, Zuschlag und zusätzlicher Service. Eine davon ist als Standard markiert und greift überall dort, wo nichts anderes gewählt wurde.

Legt ihr dort eine neue Kategorie an, taucht sie automatisch in der Kontenzuordnung auf — und die Warnung im Export erscheint wieder, bis ihr ihr ein Konto zugewiesen habt.

Wie eine Position ihre Erlösart bekommt

Über den Artikel. Jeder Artikel trägt eine Erlöskategorie:

Damit ist die Kette geschlossen, und sie erklärt, warum die Einrichtung an drei Stellen sitzt:

Erlöskategorie          Artikel                Kontenzuordnung
(Einstellungen)    →    trägt eine        →    Kategorie → Konto
                        Kategorie              (Buchhaltungsexport)

Eine Rechnungsposition erbt die Kategorie vom Artikel, der Export schlägt darüber das Konto nach. Fehlt beim Artikel eine Kategorie, greift die Standard-Kategorie — die Position landet also nie ohne Konto, sondern schlimmstenfalls auf dem falschen.

Einmal einrichten, dann Ruhe

Alle drei Ebenen sind typische Ersteinrichtung: einmal mit der Steuerberatung festlegen, danach fällt es nur noch auf, wenn ihr eine neue Erlöskategorie anlegt. Genau dann erscheint die Warnung wieder — sie ist also auch eine Erinnerung.

Was noch in der Datei steht

Neben den Rechnungspositionen enthält der Export zwei Dinge, die keine Rechnung sind:

• Mahngebühren mit ihrer Mahnungsnummer, sofern der Erlösart DUNNING_FEE ein Konto zugewiesen ist — siehe Mahnwesen.
• Forderungsausfälle als eigene Zeilen gegen das Aufwandskonto, samt der Korrekturen, wenn später doch noch Geld kommt — siehe Forderungsausfall.

Beide richten sich nach ihrem eigenen Datum, nicht nach dem der Rechnung. Eine Ausbuchung erscheint also im Zeitraum des Bescheids und verweist dabei auf eine Rechnung, die oft außerhalb liegt. Vor dem Download zeigt der Dialog an, welche enthalten sein werden.

Stornierte Belege stehen umgekehrt nicht in der Datei — eine stornierte Rechnung ist keine Buchung. Damit fehlt ihre Nummer aber in der Nummernfolge, und genau daran bleibt eine Prüfung hängen. Der Export-Dialog listet sie deshalb vorab auf, und die Export-Historie protokolliert sie mit.

Export-Verlauf

Jeder Export wird protokolliert: wann, welches Format, welcher Zeitraum, wie viele Datensätze, welcher Dateiname und von wem.

Das ist mehr als Statistik. Bei der Frage "haben wir das dritte Quartal schon übergeben?" steht die Antwort hier, statt in einem Mailverlauf gesucht werden zu müssen. Und wenn dieselbe Periode zweimal exportiert wurde, sieht man das sofort.