Vorlagen & Texte

Datenschutz

Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.

Hier stehen die Texte, die Frakto an eurer Stelle schreibt: die Mails, mit denen Belege verschickt werden, und die Schlusstexte, die auf den PDFs stehen.

Zwei Reiter, die leicht verwechselt werden:

Reiter	Wo der Text landet
E-Mail Vorlagen	im Nachrichtentext der Mail
Belege-Schlusstexte	auf dem PDF, unter der Betragsaufstellung

E-Mail Vorlagen

Links die Belegart, rechts Betreff und Text. Oben rechts schaltet ihr zwischen DE und EN um — welche Fassung ein Kunde bekommt, hängt von der im Kundenprofil hinterlegten Sprache ab.

Vorlagen gibt es für Rechnung, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Gutschrift und Mahnung.

Platzhalter

Unter dem Textfeld stehen die verfügbaren Platzhalter; ein Klick fügt sie an der Cursorposition ein. Beim Versand ersetzt Frakto sie durch die echten Werte.

Platzhalter	Wird ersetzt durch
{{header_number}}	Belegnummer
{{customer_name}}	Kundenname
{{header_date}}	Belegdatum
{{due_date}}	Fälligkeitsdatum
{{total_amount}}	Gesamtbetrag
{{amount_due}}	tatsächlich offener Betrag
{{signature}}	die zentrale Signatur

Gesamtbetrag ist nicht offener Betrag

{{total_amount}} nennt die Rechnungssumme, {{amount_due}} das, was tatsächlich noch aussteht. Wurde eine Gutschrift verrechnet oder eine Anzahlung gebucht, sind das zwei verschiedene Zahlen — und im Text soll die stehen, die der Kunde überweisen soll.

Die Signatur nicht in jede Vorlage schreiben

Grußformel und Firmenangaben gehören nicht in die einzelne Vorlage, sondern hinter {{signature}}. Die Signatur wird zentral unter Einstellungen → System → E-Mail gepflegt.

Der Vorteil zeigt sich beim Umzug oder einer neuen Telefonnummer: Ihr ändert eine Stelle statt zwölf Vorlagen.

Abweichende Texte je Kunde

Dieselben Vorlagen lassen sich pro Kunde überschreiben, im Kundenprofil unter E-Mail-Vorlagen. Nur was dort abweicht, wird verwendet — alles andere kommt weiter von hier.

Sinnvoll etwa für Großkunden mit eigener Ansprache oder wenn eine Rechnungsmail eine bestimmte Bestellnummer nennen muss.

Belege-Schlusstexte

Der Block unter der Betragsaufstellung auf dem PDF — im Beleg mit „Notizen" überschrieben. Pflegbar für Angebot, Auftrag, Rechnung und Lieferschein, ebenfalls je Sprache.

Hierhin gehört, was auf jedem Beleg gleich lautet:

• Hinweise zur Umsatzsteuer (Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung)
• Gültigkeitsdauer eines Angebots, über {{valid_days}}
• Eigentumsvorbehalt
• Dankesformel

Nicht mit den Positionsnotizen verwechseln

Der Schlusstext gilt für alle Belege einer Art. Was nur einen einzelnen Beleg betrifft, tragt ihr direkt im Beleg ein — das überschreibt den Schlusstext für diesen einen Fall.

Einrichtung

Was	Wo
Absender, Antwort-Adressen, Signatur	System → E-Mail
Sprache je Kunde	Kundenprofil
Abweichende Vorlagen je Kunde	Kundenprofil → E-Mail-Vorlagen