Gutschriften

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Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.

Eine Gutschrift ist das Gegenstück zur Rechnung: Sie nimmt einen bereits fakturierten Betrag ganz oder teilweise zurück. Der Grundsatz dahinter ist derselbe wie in der ganzen Belegkette — eine ausgestellte Rechnung wird nie nachträglich verändert. Stimmt etwas nicht, kommt ein eigener Beleg dagegen, und beide bleiben nachvollziehbar nebeneinander stehen.

Typische Anlässe: Reklamation, zu viel berechnete Menge, nachträglich gewährter Preisnachlass — oder die Stornierung einer Rechnung, die der Kunde bereits bezahlt hat.

Wie eine Gutschrift entsteht

Automatisch beim Stornieren einer bezahlten Rechnung. Das ist der häufigste Fall. Solange eine Rechnung unbezahlt ist, lässt sie sich einfach stornieren. Ist aber schon Geld geflossen, geht das nicht mehr — Frakto legt deshalb automatisch eine Gutschrift über den Rechnungsbetrag an und markiert das Original als storniert (siehe Rechnungen → Stornieren).

Von Hand über Rechnungen → Gutschriften → Neue Gutschrift, wenn ihr nur einen Teilbetrag zurücknehmt oder es keinen Storno-Anlass gibt. Das Formular ist dasselbe wie bei einer Rechnung — Kunde wählen, Positionen erfassen, speichern.

Mengen ganz normal eintragen

Gutschriften werden intern negativ geführt, damit sie Geld abziehen statt aufzuschlagen. Ihr müsst deshalb kein Minus eintippen: Frakto dreht die Menge beim Speichern selbst um. Aus "50 km" wird "−50 km", und wer aus Gewohnheit "−50" eingibt, bekommt ebenfalls −50 — ein doppeltes Minus ist nicht möglich.

Übersicht

Wie bei den anderen Belegen stehen über der Liste das Suchfeld (Kunde, Nummer) und die Status-Filter mit der Anzahl je Status. Die Spalte Bezug auf Rechnung verlinkt auf die Rechnung, aus der die Gutschrift entstanden ist — so bleibt der Zusammenhang auffindbar, auch Monate später. Die Beträge stehen negativ, weil eine Gutschrift eine Forderung zurücknimmt.

Status

Status	Bedeutung
Entwurf	angelegt, noch keine Nummer, frei bearbeitbar
Offen	Nummer vergeben, der Betrag steht dem Kunden zu — aber noch nicht erledigt
Verrechnet	mit einer Rechnung gegengebucht
Ausgezahlt	an den Kunden zurücküberwiesen
Storniert	zurückgezogen

Entscheidend ist der Schritt von Offen zu einem der beiden Erledigt-Zustände — denn eine offene Gutschrift ist bares Geld, das der Kunde noch bekommt.

Die zwei Wege, eine Gutschrift zu erledigen

Im Status "Offen" bietet die Werkzeugleiste beide an:

Schaltfläche	Bedeutung
PDF	Beleg anzeigen und herunterladen
Senden (Papierflieger)	Gutschrift per E-Mail an den Kunden — Betreff und Text kommen aus der Vorlage, das PDF hängt automatisch an

Für Download und Versand gilt dieselbe Regel wie bei Rechnungen: einmal das Original, danach nur noch die Kopie mit Wasserzeichen — egal, ob das Original per E-Mail oder als Download hinausging (siehe Rechnungen → Herunterladen ab "offen"). | Als verrechnet markieren (grün) | das Guthaben gilt als anderweitig verrechnet | | Als ausgezahlt markieren (blau) | ihr habt den Betrag zurücküberwiesen | | Stornieren (rot) | Gutschrift zurückziehen |

Weg 1: Auszahlen

Ihr überweist dem Kunden den Betrag zurück und markiert die Gutschrift anschließend als ausgezahlt. Damit ist sie erledigt und wird nirgends mehr gegengerechnet. Der richtige Weg, wenn die Geschäftsbeziehung endet oder der Kunde ausdrücklich sein Geld will.

Weg 2: Auf der nächsten Rechnung abziehen

Der Regelfall — und er läuft automatisch. Ihr müsst dafür nichts anklicken: Sobald für diesen Kunden die nächste Rechnung finalisiert wird, zieht Frakto das offene Guthaben ab. Die Rechnung weist es offen aus:

Der Kunde sieht also, warum er weniger überweist, und ihr müsst den Abzug nirgends von Hand nachhalten. Dieselbe Aufstellung steht auf dem PDF und in der Rechnungsansicht im Backend.

Die Gutschrift wechselt dabei selbst auf verrechnet:

Was passiert, wenn das Guthaben größer ist als die Rechnung

Dann wird nur so viel abgezogen, wie die Rechnung hergibt — sie steht auf 0,00, und der Rest bleibt als Guthaben stehen und wandert auf die übernächste Rechnung. Es entsteht nie eine Rechnung mit negativem Zahlbetrag.

Guthaben entsteht nicht nur aus Gutschriften

Zahlt ein Kunde mehr als die Rechnungssumme, wird der Überhang ebenfalls als Guthaben geführt und genauso automatisch mit der nächsten Rechnung verrechnet. Für Frakto sind beide Quellen dasselbe — siehe Zahlungen.

Nach der Erledigung ist die Gutschrift gesperrt

Ab Offen lassen sich Positionen und Beträge nicht mehr ändern:

Das ist kein Selbstzweck. Sobald eine Gutschrift verrechnet oder ausgezahlt ist, hängt ihr Betrag an einem realen Vorgang — er steckt in der Verrechnung auf einer Rechnung oder wurde überwiesen. Ließe sich die Gutschrift danach noch ändern, würden Beleg und Verrechnung auseinanderlaufen, und der Kunde hätte rechnerisch ein Guthaben in falscher Höhe.

Muss doch etwas korrigiert werden, führt der Weg wie überall in der Belegkette über Stornieren und eine neue Gutschrift — nicht über das Ändern eines erledigten Belegs.

Gutschriften und der Kunden-Ledger

Jede Gutschrift erzeugt einen Eintrag im Kunden-Ledger, dem Buchungsjournal je Kunde — mit negativem Betrag, weil sie eine Forderung zurücknimmt. Damit zeigt der Saldo jederzeit, was zwischen euch und dem Kunden unterm Strich offen ist, quer über alle Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften hinweg.

Die spätere Verrechnung mit einer Rechnung erzeugt keinen weiteren Eintrag: Sie ändert ja nicht, was der Kunde insgesamt schuldet, sondern nur, welche Rechnung damit beglichen ist.

Einrichtung

• Nummernkreis (Präfix CN) — Einstellungen → System → Nummernkreise
• E-Mail-Vorlage und Schlusstext — Einstellungen → Vorlagen \u0026 Texte
• Erlöskategorie und Konto für die Gutschrift — Kontenzuordnung