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Willkommen im Frakto-Handbuch

Frakto ist ein ERP-System für Transport- und Logistikunternehmen. Es bildet den kompletten kaufmännischen und operativen Ablauf einer Spedition ab — von der ersten Kundenanfrage bis zur bezahlten Rechnung, inklusive Disposition, Fahrer-App, Werkstatt und Finanzbuchhaltung.

Dieses Handbuch richtet sich an alle, die mit Frakto arbeiten: Büro-Mitarbeiter, Disponenten, Fahrer und Administratoren.

Der zentrale Geschäftsprozess: die Belegkette​

Fast alles in Frakto dreht sich um eine durchgängige Kette von Belegen, die lückenlos aufeinander aufbauen:

Angebot → Auftrag → Job (Disposition) → Lieferschein → Rechnung
  • Angebot — eine unverbindliche Offerte an den Kunden.
  • Auftrag — der bestätigte Kundenauftrag, entweder aus einem Angebot übernommen oder direkt angelegt. Ein Auftrag kann mehrere Positionen enthalten.
  • Job (Disposition) — die operative Einheit: Wer fährt wann mit welchem Fahrzeug welche Tour, um einen Auftrag zu erfüllen.
  • Lieferschein — der Nachweis der tatsächlich erbrachten Leistung, meist vom Fahrer direkt in der Fahrer-App erstellt und unterschrieben.
  • Rechnung — wird aus einem oder mehreren Lieferscheinen erstellt (Sammelrechnung möglich). Erst hier fließt Geld.

Jeder dieser Belege beginnt als Entwurf (draft) — in diesem Zustand ist er noch frei editierbar oder löschbar, und Frakto speichert ihn bei jeder Änderung von selbst. Erst bei der Finalisierung wird er offen (open) und bekommt eine fortlaufende Nummer. Ab diesem Zeitpunkt ist er Teil der offiziellen Belegkette und wird nicht mehr einfach gelöscht.

Ein wichtiger Mechanismus im Hintergrund: Frakto verfolgt für jede Position, wie viel davon bereits in einen Folgebeleg übernommen wurde (offene Menge). Das verhindert, dass z. B. derselbe Lieferschein versehentlich zweimal abgerechnet wird.

Wie dieses Handbuch aufgebaut ist​

  • Erste Schritte — Anmeldung, Dashboard, eigenes Konto.
  • Stammdaten — Artikel & Preise, Mitarbeiter, Kunden, Zeiterfassung.
  • Belegkette — der Weg vom Angebot zur bezahlten Rechnung.
  • Finanzen — OP-Liste, Zahlungen, Mahnwesen, Forderungsausfall, Buchhaltungsexport, Bankimport.
  • Auswertungen — Umsatz, Deckungsbeitrag je Fahrzeug, Reifenkosten, offene Posten.
  • Flotte & Disposition — Kalender und Plantafel, Fuhrpark, Werkstatt, Reifenlager, Fahrer-Logbuch.
  • Fahrer-App — die mobile Ansicht für Fahrer.
  • Einstellungen & Administration — Systemkonfiguration und Berechtigungen.
Work in progress

Dieses Handbuch wird laufend erweitert. Manche Kapitel sind noch kurz gehalten — wenn dir etwas fehlt oder unklar ist, sag Bescheid.