System-Einstellungen

Datenschutz

Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.

Unter Einstellungen → System liegen gut ein Dutzend Bereiche. Die Navigation links ordnet sie nach Thema — Unternehmen, Belege & Finanzen, Fuhrpark & Fahrer und System — und bleibt beim Scrollen stehen. Speichern sitzt fest am unteren Rand und speichert den gerade offenen Bereich.

Für die Arbeit damit hilft eine zweite Einteilung: Die Bereiche verlangen zu ganz unterschiedlichen Zeitpunkten Aufmerksamkeit.

Gruppe	Wann ihr sie anfasst
Einrichtung	einmal bei der Inbetriebnahme, danach fast nie
Stellschrauben	wenn sich eure Arbeitsweise ändert
Anbindung	bei der Einrichtung und wenn etwas klemmt

Danach folgen die Bereiche, die eine ausführlichere Erklärung brauchen. Die Belegkapitel verweisen hierher, statt die Einrichtung überall zu wiederholen.

Gruppe 1: Einrichtung

Einmal richtig gesetzt, danach Ruhe.

Bereich	Wofür	Vorsicht
Firmendaten	Name, Anschrift, UID, FN, Gericht, Logo	landet auf jedem PDF und in der E-Mail-Signatur
Bankdaten	IBAN, BIC, Bank	erscheint auf Rechnungen
Nummernkreise	Präfixe und Zählerstände	nachträglich ändern erzeugt doppelte Belegnummern
Erlöskategorien	Grundlage der Kontenzuordnung	steuert, auf welches Konto ein Artikel gebucht wird
Buchhaltung	BMD oder DATEV, Debitoren-Präfix	mit der Steuerberatung abstimmen
Allgemein	Sprache, Kalenderdarstellung	harmlos

Gruppe 2: Stellschrauben im Betrieb

Das sind Entscheidungen über eure Arbeitsweise — sie ändern sich, wenn sich die Abläufe ändern.

Bereich	Was ihr entscheidet
Belege	was automatisch passiert: versenden, verrechnen, Überlieferung
Zahlungsbedingungen	Zahlungsziele und Skontostaffeln
Mahnwesen	die Mahnstufen und ob automatisch gemahnt wird
Werkstatt	Vorwarnzeiten für Service, die Empfänger-Adresse für Erinnerungen und die Reifen-Grenzwerte
Lager	Bewertung des Lagers und von wo Lieferscheine abbuchen
Fahrer	Freie Tour erlauben, deren Status, die Einsatzarten, die Überlieferungs-Regel für Fahrer sowie Erinnerung und Prüfung der Fahrer-Nachweise

Überlieferung gibt es zweimal

Einmal unter Belege für den Weg über das Büro, einmal unter Fahrer für den Lieferschein aus der Fahrer-App. Das ist Absicht: „Gesperrt" heißt im Büro „jemand schaut nochmal drauf", beim Fahrer „steht beim Kunden und kommt nicht weiter".

Gruppe 3: Anbindung und Technik

Alles, was mit der Außenwelt spricht.

Bereich	Wofür	Woran man merkt, dass es fehlt
E-Mail	SMTP, Absender, Signatur, Antwort-Adressen	Belege lassen sich nicht versenden
GPS / Telematics	Ortungsanbieter	keine Position, kein Kilometerstand
Geodaten	Koordinaten für Einsatzorte (OpenStreetMap)	Plantafel-Karte ohne Ziele, Vorschlag ohne Entfernung
Tachograph	Anbieter für den Kartendaten-Abruf	Lenkzeiten kommen nicht automatisch
Cron-Jobs	Übersicht der Hintergrundprozesse mit letztem und nächstem Lauf	reine Anzeige — nichts einzustellen

Cron-Jobs ist die erste Anlaufstelle bei „das passiert nicht von selbst"

Kommen keine Mahnungen, laufen Daueraufträge nicht weiter oder fehlen Service-Erinnerungen, seht ihr hier, ob der zuständige Prozess überhaupt gelaufen ist. Steht der letzte Lauf lange zurück, liegt es nicht an der Einstellung, sondern am Server.

Nummernkreise

Jede Belegart hat ihren eigenen Zähler: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Gutschrift, Mahnung, Bestellung (solange das Lager eingeschaltet ist) und CMR. Die Spalte Nächste Nummer zeigt, was der nächste finalisierte Beleg bekommt — eine Bestellung bekommt ihre Nummer beim Bestellen.

Die Nummer entsteht aus drei Teilen: Präfix, Jahr und laufender Zähler, aufgefüllt auf die eingestellte Nummernlänge — aus IO, 2026 und 8 wird also IO-2026-000008. Der Zähler läuft durchgehend weiter und beginnt mit dem Jahreswechsel nicht neu; das Jahr in der Nummer stammt aus dem Tag der Festschreibung.

Warum das nur eine Anzeige ist

Präfixe und Zählerstände werden einmalig bei der Einrichtung eurer Instanz festgelegt — passend zu dem, was ihr bisher verwendet habt, etwa um beim Umstieg aus einem Vorsystem an der richtigen Nummer weiterzuzählen.

Danach sind sie bewusst gesperrt, denn ein Nummernkreis darf sich im laufenden Betrieb nicht ändern: Ein verstellter Zähler führt zu doppelt vergebenen Belegnummern, und die sind buchhalterisch nicht mehr zu reparieren. Ein geänderter Präfix wiederum reißt die Nummernfolge auseinander.

Muss doch etwas angepasst werden — etwa beim Wechsel der Rechtsform —, läuft das über den Support.

Belege

Hier stehen die Automatiken, gruppiert nach Belegart:

Belegart	Einstellungen
Angebote	Gültigkeitsdauer in Tagen — steuert {{valid_days}} im Schlusstext
Lieferscheine	Automatisch versenden · Automatisch verrechnen · Preise auf LS anzeigen · Überlieferung
Rechnungen	Automatisch versenden · Teilrechnung erlaubt · Artikelrabatte · Auto-Rechnungsstatus · Standard-Darstellung
Mahnwesen	Automatisch erstellen und versenden

Artikelrabatte blendet die Rabatt-Spalte in allen Positionstabellen ein oder aus. Wer nie Rabatte auf einzelne Positionen gibt, bekommt damit ein Feld weniger im Formular.

Zahlungsbedingungen

Jede Zahlungsbedingung besteht aus einer Bezeichnung, den Tagen bis zur Fälligkeit und einem Beschreibungstext, der auf dem Beleg erscheint. Eine davon ist Standard und gilt für alle Kunden ohne eigene Zuordnung; im Kundenprofil lässt sich davon abweichen.

Daraus errechnet Frakto das Fälligkeitsdatum jeder Rechnung — und damit auch, ab wann sie überfällig ist und ins Mahnwesen läuft.

Je Bedingung lassen sich Skonto-Staffeln hinterlegen: im Beispiel oben 2 % bei Zahlung binnen 10 Tagen bei "30 Tage netto". Diese Staffel zieht Frakto beim Erfassen einer Zahlung und beim Bankimport automatisch heran.

E-Mail

Neben den SMTP-Zugangsdaten stehen hier drei Dinge, die jede ausgehende Mail betreffen:

Absender-Adresse und -Name — was beim Empfänger als Absender steht. Bleibt das Feld leer, wird die Firmen-E-Mail verwendet.

Absender ≠ Kontaktadresse

Die Absenderadresse muss eine sein, von der euer SMTP-Konto senden darf. Viele Anbieter erlauben ausschließlich eigene Domains und lehnen alles andere ab — die Fehlermeldung nennt dann irreführend den Empfänger. Deshalb ist der Absender vom Firmen-Kontakt getrennt einstellbar.

Antwort-Adressen — in welchem Postfach die Antwort des Kunden landet, wahlweise je Belegart (Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Mahnwesen). Leer heißt: allgemeine Antwort-Adresse. Der Absender bleibt dabei unverändert, was Zustellprobleme vermeidet.

Signatur — die Grußformel samt Firmenangaben, zentral an einer Stelle. Sie wird über den Platzhalter {{signature}} in die E-Mail-Vorlagen eingesetzt und darf selbst Platzhalter enthalten:

Mit freundlichen Grüßen
{{name}}

{{address}}, {{postal_code}} {{city}}
Tel: {{phone}} · {{email}}
UID: {{uid}} · FN: {{fn}} · {{court}}

So stehen die für Geschäfts-E-Mails vorgeschriebenen Angaben (Firmensitz, Firmenbuchnummer und -gericht) automatisch unter jeder Mail, ohne sie in jeder Vorlage zu wiederholen.

Push-Nachrichten

Push-Nachrichten an die Fahrer-App brauchen keine Einstellung. Frakto richtet sie beim Einrichten der Instanz ein; als Absender gegenüber den Push-Diensten von Google, Apple und Mozilla gilt die E-Mail aus den Firmendaten.

Welche Nachrichten es gibt und wie die Fahrer sie einschalten, steht bei der Fahrer-App. Zeigt die App dort „noch nicht eingerichtet", fehlt die Firmen-E-Mail oder etwas an der Einrichtung — dann bitte beim Frakto-Support melden.

Reifen-Grenzwerte

Im Bereich Werkstatt stehen unter Reifen die Werte, nach denen das Reifenlager warnt:

Einstellung	Wirkung
Mindestprofil Lenkachse / Antriebsachse / Anhänger (mm)	ab wann ein Reifen als „wechseln" gilt — je nach Rolle der Achse, auf der er läuft
Höchstalter (Jahre)	ab welchem Alter laut DOT gewarnt wird
Winterperiode von / bis (MM-TT)	in welchem Zeitraum Sommerreifen auffallen
Vorwarnung Saisonwechsel (Tage)	wie lange vor Beginn der Winterperiode erinnert wird

Gesetzlich sind 1,6 mm das Minimum. Die Vorgaben liegen darüber, weil in der Praxis früher gewechselt wird — stellt sie auf das ein, was ihr tatsächlich macht.

Geodaten

Unter Fuhrpark & Fahrer → Geodaten schaltet ihr ein, dass Frakto die Einsatzorte eurer Touren in Koordinaten auflöst. Damit zeigt die Plantafel auf der Karte nicht nur, wo die Fahrzeuge stehen, sondern auch, wohin sie fahren — und der Vorschlag nennt Entfernungen (Luftlinie).

Einstellung	Bedeutung
Einsatzorte auflösen	der Schalter. Ausgeschaltet bleibt alles wie bisher: Karte nur mit Fahrzeugen, Vorschlag ohne Entfernung
Dienst	derzeit OpenStreetMap (Nominatim), kostenlos, eine Anfrage je Sekunde
Kontaktadresse	verlangen die Nutzungsregeln von Nominatim; sie wird nur mitgeschickt, damit der Dienst weiß, wer fragt

Anschriften gehen an einen fremden Dienst

Beim Auflösen schickt Frakto die Anschriften der Einsatzorte an OpenStreetMap. Deshalb ist der Schalter standardmäßig aus — klärt vor dem Einschalten, ob das für euch und eure Kunden in Ordnung ist.

Gearbeitet wird im Hintergrund alle fünf Minuten, nicht beim Speichern einer Tour. Der zugehörige Cron-Job läuft nur, solange der Schalter an ist. Wie das im Einzelnen abläuft, steht unter Disposition → Geodaten.

Einsatzarten

Beim Lieferschein in der Fahrer-App und bei der Freien Tour fragt Frakto, was für ein Einsatz es war — Transport, Kran, Containertausch, was eben zu eurem Betrieb passt. Die Auswahl pflegt ihr unter Fuhrpark & Fahrer → Fahrer, Karte Einsatzarten:

• Einsatzart hinzufügen öffnet ein Fenster mit Bezeichnung, einem Symbol aus der festen Auswahl (so bleibt die Fahrer-App einheitlich) und Aktiv. Den Stift in der Zeile nehmt ihr zum Umbenennen oder für ein anderes Symbol.
• Die Pfeile legen die Reihenfolge fest, in der der Fahrer die Kacheln sieht.
• Löschen geht nur, solange noch kein Lieferschein die Einsatzart trägt — die Spalte Verwendet zeigt, auf wie vielen sie steht. Sonst stattdessen deaktivieren: Die Fahrer sehen sie nicht mehr, die Lieferscheine behalten sie.
• Einsatzart in der Fahrer-App abfragen — ausgeschaltet stellt die Fahrer-App die Frage gar nicht mehr, und Lieferscheine bekommen keine Einsatzart. Der Schalter wird mit Speichern unten übernommen; die Liste selbst speichert jede Änderung sofort.

Die gewählte Einsatzart steht danach in der Lieferscheinliste und im Kopf des Lieferschein-PDFs.

Fahrer-Nachweise und Prüfung

Ebenfalls unter Fuhrpark & Fahrer → Fahrer liegen zwei Karten zu Führerschein, C95, Kranschein und ADR (eingetragen werden sie beim Mitarbeiter).

Ablauf von Führerschein und Nachweisen — einmal täglich schaut Frakto nach, was in den Vorlauf kommt oder abgelaufen ist, und meldet es an drei Stellen:

Einstellung	Wirkung
Empfänger-Adresse	bekommt eine Sammelmail mit allen Fahrern, am besten die Adresse der Personalabteilung. Leer lassen heißt: keine Mail
Vorlauf (Tage)	wann erinnert wird, mit Komma getrennt, Vorgabe 90,30. Je Zahl eine Erinnerung und eine letzte am Ablauftag. 90 Tage reichen für einen Termin zur Verlängerung
Fahrer erinnern	schickt dem Fahrer selbst eine Push-Nachricht, z. B. „C95 31.10.2026 (noch 30 Tage)". Kommt nur an, wenn er in der Fahrer-App Benachrichtigungen erlaubt hat

Die Glocke meldet unabhängig davon. Jeder, der Mitarbeiter bearbeiten darf, bekommt je Fahrer eine Meldung mit Link aufs Profil. Jede Stufe kommt nur einmal: Wer die 90-Tage-Mail bekommen hat, bekommt sie morgen nicht wieder. Wird ein Nachweis verlängert, zählt das neue Datum, und die Erinnerungen beginnen von vorn.

Prüfung beim Disponieren — je Regel (Führerscheinklasse, Anhänger E-Klasse, C95, Kranschein, Führerschein gültig) wählt ihr:

Stufe	Wirkung
Aus – nicht prüfen	z. B. wenn euer Betrieb gar keine Kranfahrzeuge hat oder die Nachweise anderswo geführt werden
Hinweis auf der Plantafel	Abweichungen erscheinen als Befund, Zuordnen geht ohne Frage
Nachfragen beim Zuordnen	beim Zuordnen fragt Frakto „Trotzdem zuordnen?". Wer bestätigt, wird mit Namen protokolliert
Sperren	die Zuordnung ist nicht möglich, Frakto nennt den Grund

Nachfragen und Sperren greifen überall, wo zugeordnet wird: auf der Plantafel, in der Übersicht und im Kalender sowie beim Stammfahrer im Fuhrpark. Drei Ausnahmen sind Absicht:

• Fehlende Stammdaten (keine Führerscheinklassen, kein „Führerschein gültig bis") sind nie mehr als ein Hinweis. Sonst wäre am ersten Tag jeder Fahrer gesperrt, dessen Daten noch nicht gepflegt sind.
• Die Fahrer-App sperrt nie. Der Fahrer steht ja schon beim Fahrzeug. Ab „Nachfragen" sieht er einen deutlichen Hinweis, und das Büro bekommt eine Meldung in die Glocke (siehe Fahrzeug heute).
• Nur eine geänderte Besetzung wird geprüft. Wer eine Tour nur verschiebt, bekommt keine Frage. Läuft dadurch ein Nachweis vor der Tour ab, zeigt das die Plantafel.

Neue Frakto-Instanzen starten mit Nachfragen für Führerscheinklasse, Kranschein und „Führerschein gültig" und mit Hinweis für Anhänger und C95.

Einstellungen → Vorlagen & Texte

Die Texte, mit denen Frakto Belege verschickt, und die Schlusstexte auf den PDFs stehen unter einem eigenen Menüpunkt und sind dort ausführlich beschrieben: Vorlagen & Texte.

Kurz der Unterschied, weil er oft verwechselt wird: E-Mail-Vorlagen landen im Nachrichtentext, Belege-Schlusstexte auf dem PDF unter der Betragsaufstellung.

Weitere Einstellungen

Bereich	Beschrieben unter
Wer sich anmelden darf	Userverwaltung
Wer was sehen und ändern darf	Rollen & Berechtigungen
Wer wann was getan hat	Aktivitätsprotokoll