Lieferscheine

Datenschutz

Alle Screenshots auf dieser Seite zeigen ausschließlich frei erfundene Testdaten ("Musterfirma GmbH") — nie echte Kunden.

Der Lieferschein ist der Nachweis der tatsächlich erbrachten Leistung. Erst er entscheidet, was am Ende verrechnet wird — nicht der Auftrag. Weicht die gelieferte Menge von der bestellten ab, ist der Lieferschein die maßgebliche Zahl.

Wie ein Lieferschein entsteht

Es gibt drei Wege:

• Aus der Fahrer-App — der Regelfall. Der Fahrer erfasst vor Ort Mengen, Zeiten und die Unterschrift des Empfängers. Dieser Lieferschein wird direkt als abgeschlossen angelegt, weil der Fahrer die Lieferung ja gerade durchgeführt hat.
• Aus einem Auftrag heraus — über den LKW-Button im Auftrag. Das ist der Weg bei Selbstabholung, wo es keine Tour und damit keinen Fahrer-Lieferschein gibt.
• Manuell — über Neuer Lieferschein in der Übersicht, ohne Bezug zu Auftrag oder Tour (z. B. eine spontane Lieferung).

Übersicht

Firmenname mit Lieferscheinnummer, Datum, Einsatzart (was der Fahrer gewählt hat, sonst –) und Status. Darüber das Suchfeld (Kunde, Nummer) und die Status-Filter mit der Anzahl je Status — ein Klick schränkt die Liste ein. Ein Badge "versendet" zeigt an, dass der Lieferschein bereits per E-Mail rausgegangen ist.

Status-Flow

Status	Bedeutung	Bearbeitbar?
Entwurf	angelegt, noch keine Nummer	ja
offen	Nummer vergeben und PDF erzeugt, Lieferung aber noch nicht bestätigt	nein
abgeschlossen	Lieferung bestätigt, zur Verrechnung freigegeben	nein
teilweise verrechnet	ein Teil der Mengen steckt bereits in einer Rechnung	nein
verrechnet	vollständig fakturiert	nein
storniert	zurückgezogen	nein

Ab "abgeschlossen" ist der Beleg inhaltlich fix. Muss doch etwas korrigiert werden, führt der Weg über eine Stornierung und einen neuen Lieferschein — nicht über nachträgliches Ändern eines bereits verrechneten Belegs.

Der entscheidende Schritt ist Abschließen (grüner Haken):

Frakto fragt dabei nach ("Der Lieferschein wird bestätigt und zur Verrechnung freigegeben."). Danach passiert dreierlei:

1. Der Lieferschein ist gesperrt — Positionen lassen sich nicht mehr ändern.
2. Die gelieferten Mengen werden von der offenen Menge des Auftrags abgezogen.
3. Ist damit alles geliefert, springt der Auftrag automatisch auf abgeschlossen.
4. Lagerartikel werden aus dem Lager abgebucht.

Lieferscheine, die ein Fahrer über die Freie Tour geschrieben hat, landen je nach Einstellung ebenfalls als offen hier und werden auf dieselbe Weise bestätigt.

Warum das wichtig ist

Solange ein Lieferschein nur "offen" ist, zählt er nirgends: er reduziert keine offene Auftragsmenge und lässt sich nicht fakturieren. Vergessenes Abschließen ist die häufigste Ursache für "der Auftrag steht immer noch auf teilweise geliefert".

Überlieferung

Was passieren soll, wenn mehr geliefert wird als beauftragt, legt ihr systemweit fest — unter Einstellungen → Belege → Lieferscheine:

Einstellung	Verhalten
Erlaubt	Mehrmengen werden kommentarlos übernommen.
Warnung	Es erscheint eine Rückfrage; wer bestätigt, kann trotzdem abschließen. Der Lieferschein wird dann als Überlieferung markiert, inklusive wer es wann bestätigt hat.
Gesperrt	Abschließen wird verweigert, solange die Menge über der Auftragsmenge liegt.

Die Prüfung greift nur bei Lieferscheinen mit Auftragsbezug — ein freier Lieferschein hat keine Sollmenge, gegen die geprüft werden könnte.

Preise auf dem Lieferschein

Ob das Lieferschein-PDF Preise ausweist, steuert "Preise auf LS anzeigen" in denselben Einstellungen. Steht es auf "Nein", zeigt das PDF nur Artikel, Menge und Einheit:

Das ist die übliche Einstellung, wenn der Empfänger vor Ort (Baustelle, Lager) die Ware quittiert, aber die Preise nichts angehen — der Beleg dient dann rein als Warenbegleitdokument, die Abrechnung läuft separat über die Rechnung.

Automatik bei Fahrer-Lieferscheinen

Zwei Einstellungen greifen ausschließlich bei Lieferscheinen, die aus der Fahrer-App entstehen:

• Automatisch versenden — der fertige Lieferschein geht direkt per Mail an den Kunden, sobald der Fahrer ihn abgeschlossen hat. Ist beim Kunden keine Adresse hinterlegt, bekommt ihr eine Benachrichtigung darüber.
• Automatisch verrechnen — aus dem Lieferschein entsteht automatisch eine Rechnung. Wie genau, hängt von "Teilrechnung erlaubt" ab: ist sie erlaubt, wird sofort einzeln fakturiert; ist sie es nicht, wartet Frakto, bis der Auftrag komplett geliefert ist, und fasst dann alle Lieferscheine dieses Auftrags zu einer Sammelrechnung zusammen.

Gilt nicht für den manuellen Weg

Schließt du einen Lieferschein im Backend selbst ab, greift keine dieser Automatiken — es entsteht weder eine Rechnung noch eine Mail. Das ist so gewollt: im Büro trifft ohnehin ein Mensch die Entscheidung, wann fakturiert wird.

Lieferscheine aus einem Rahmenauftrag sind ebenfalls ausgenommen, die werden nach ihrem Abrechnungsintervall gesammelt abgerechnet.

Versand

Der Papierflieger-Button verschickt den Lieferschein an die beim Kunden hinterlegten Adressen — Empfänger, Betreff und Text kommen wie überall aus der kundenspezifischen Vorlage.

Die Belegkette im Blick

Die Belegkette über den Positionen zeigt, woher der Lieferschein kommt und was aus ihm geworden ist. Jede Station ist anklickbar:

Nach dem Abschließen kommt ein weiterer Button dazu — daraus lässt sich ein CMR-Frachtbrief erzeugen:

Vom Lieferschein zur Rechnung

Ein oder mehrere abgeschlossene Lieferscheine desselben Kunden können zu einer Rechnung zusammengefasst werden (Sammelrechnung) — du musst nicht für jeden Lieferschein einzeln fakturieren.

Einrichtung

Neben den oben beschriebenen Automatiken:

• Nummernkreis (Präfix DN) — Einstellungen → System → Nummernkreise
• E-Mail-Vorlage und Schlusstext — Einstellungen → Vorlagen \u0026 Texte